論當代秘書的口語交際素養
綜合
作者：包鐳
摘要：秘書的語言交際是秘書職業活動不可缺少的內容之一，其口語表達直接影響著秘書工作的順利開展和企事業單位的發展和生存，具有十分重要的意義。因此，秘書人員必須加強自身的語言修養，使口語表達有效地發揮作用。具體應使自己的語言表達呈現出準確、得體、藝術、合理有效的語言特點。
關鍵詞：秘書口語交際語言素養
秘書的工作崗位決定著他工作範圍和人際接觸麵的開闊和各種交際活動的頻繁，秘書的語言交際是秘書職業活動不可缺少的內容之一，現代秘書既要在撰寫文件材料及領導講話時善於“舞文弄墨”，又要在接打電話、接待來訪、彙報工作、參謀輔政時“巧舌如簧”。有的秘書善於言談交流，工作頗有成效，深受領導、同事和群眾的稱讚；有的秘書則常常為自己的人際關係困惑，處處感到不如意，因為該說的話不敢說或不會說，彙報情況表述不清，闡述關鍵要點不得要領……雖有工作熱情，但交際交往的局麵總是打不開，對工作造成一些甚至嚴重的影響。
的確，古往今來，由於所在工作位置的特殊性，從使用秘書的領導到秘書本人，受“君子欲訥於言敏於行”、“病從口入，禍從口出”等訓誡的影響，不少秘書把“少說多做”作為自己的行為準則，過多強調並信奉“沉默是金”，惟恐“言多必失”，處處“謹言慎行”，很多秘書成了寡言少語的“內秀”。這種現象在很大程度上抑製了秘書人員的個性發揮和自身能力的全麵提高。
日本的板川山輝夫說，“說話既能創設更好的人與人之間的關係，也可以破壞人與人之間的關係，它是雙刃劍。”我國亦有“好話一句三冬暖，惡語傷人六月寒”的說法。有些秘書不了解語言的雙刃劍作用，因說話不動腦而得罪人的情況並不少見，或信口開河，不負責任；或模棱兩可，含混其詞；或居高臨下，盛氣淩人；或花言巧語，裝腔作勢；或粗俗俚語，出言不遜；或人雲亦雲，報喜不報憂……
隨著社會信息化程度的加深，秘書將麵臨越來越高的口語表達的語言素養要求，過去那種單純“文牘型”的秘書已不再適應形勢發展的需要，社會需要的是既會想、也會寫、又會說的新型秘書。新形勢下秘書的口語交際素養很重要，秘書要善於了解、掌握和提供情況，與領導接觸、與群眾聯係以及與同事交流都要有良好的口語表達，能說會道，否則，秘書是難以圓滿完成所承擔的任務的。
有位港商與某省屬公司商議合資辦廠事宜。當他來到公司門口時，迎候他的該公司秘書對他說：“我們經理在樓上，他叫你去。”港商一聽，心想，他憑什麼叫我去？便馬上回轉身，說：“貴公司如有誠意合作，叫你們經理到我住的賓館來洽談。”正是因為這位秘書表達不妥損害了公司形象，從而造成不良後果。所以，在日本的一些大企業，招聘員工時非常重視應聘者的說話水平，為此還羅列出一些有關口語表達的要求作為招聘的門檻。他們認為，企業是現代社會中的一架高速運轉的機器，每個員工都是大機器上的一個個零件，一個企業的員工是否會說話，直接關係到企業的生存發展，有口才，又能幹，才能履行好職責。
作為窗口部門重要崗位的秘書人員確應加強語言修養，提高口語表達水平。秘書語言交際的目的，就在於使對方理解和接受。秘書能否準確清晰的表達，尤其是藝術技巧地表述，則更能促使對方的理解和接受及對你工作的配合。口語活動中，因人而異，話循境發，當說的說，不當說的不說，有分寸，講藝術，能說、會說，把話說得好、說得巧、說得得體、說得服人，言出事成。所謂秘書的“能說會道”，也就是指秘書應當具有較高的口語表達能力，能清晰、有條理地把繁雜的事理口述出來，既不羅嗦，又有道理，深入淺出，把話說得明白、說得巧妙、得體、合適、藝術，以取得交流交際的最佳效果。
如某服裝公司經理因經濟糾紛怒氣衝衝地找與其公司有業務往來的某紡織集團董事長，該集團董事長因尚未考慮好對策，便派秘書接待。秘書耐心、仔細地聽取了經理陳述的意見後說：“我們十分尊重您和貴公司，您所說的意見我將原原本本地向董事長報告。”正是因為該秘書運用了委婉和緩的語言，進行緩和擋駕，為董事長考慮對策贏得了時間，也為日後較好地處理糾紛創造了良好的條件。
一、秘書口語交際的一般素質
秘書言語表達的誠懇、認真，準確、清晰，得體、恰當，是秘書創設良好交流環境、傳遞信息，使人際關係融洽的重要保證。
1.真誠溝通，以善為本，善解人意
真誠是跨時代、跨國度的一條永恒交往原則，也是每個人期待的交往方式。因為人都有安全的需要，出於這種需要，人們都希望自己可以把握周圍環境，把握自己的交往對象。言談中給予對方真實真誠，是取得信任的重要因素。真誠相待，表達的內容真摯樸實，感情的表現自然生動，交談具有感染力。
言談中，秘書應注意避免粗暴簡單地說話，不講假話、大話、空話；不講不該講的內容，更不誤傳信息；也不做不禮貌地隨意打斷他人說話的事；也不為了取悅人而阿諛奉承或隻報喜不報憂；不隨意承諾。
除此之外，與人溝通還應事先做些準備，譬如溝通對象是誰，溝通的內容有哪些，溝通的目的是什麼，你希望達到怎樣理想的結果，對方可能希望達到的結果，溝通的時間和地點，溝通時可能討論的話題，溝通時如何表達和傾聽，溝通時要注意哪些問題等等都須事先了解及計劃。正所謂“知己知彼，百戰不殆”。當然，還須協助上級處理好與客人溝通時的關係，細致入微、善解人意、有理有節；當上級對問題處理不當或有疏忽時，秘書應迅速給予適當的彌補，始終保持單位與客人間的和諧有效的溝通氛圍。
2.態度莊重，用語禮貌，有涵養
態度莊重有禮，尊重他人，這在人際交往中可以確保交際交流暢通，並可自保自我人格的不受侮辱。
學會禮貌、得體地說好各類話。在客人麵前不該說的話別說，在同事麵前不該亂傳達的話別亂傳達，在領導麵前不該多話的時候就別亂多話。且不搬弄是非，不講同行同事壞話，更不要毀謗他人。也千萬不能把自己以往的習慣性動作帶到職場溝通中，尤其是在對外溝通時，不做無關緊要的小動作，如收看手機短訊、修指甲、打哈欠等。
3.言簡意賅，準確得體，思路清晰
任何言語的交流，都要做到意思準確完整，講述清楚明白。英國哲學家培根曾說：“交談時的含蓄和得體，比口若懸河更可貴。”因此，秘書在交流中，要提前做好相應的準備，說話時在言語上有所區別，注意分寸。最好能以簡潔明了的話語表達其意，讓聆聽者容易理解。深入淺出，通俗易懂，口語化，使用平易自然的基本詞和常用詞，語音準確，吐字清晰，語調自然流暢，有助於溝通感情，傳遞信息。