人事代理中的檔案管理問題及對策分析
檔案管理
作者：孫鵬紅
人事代理是適應社會主義市場經濟發展要求而於近年來在我國逐步推選的一種新型的人事管理社會化方式。是指政府人事行政部門授權的人才交流服務機構，接受各類用人單位和個人委托，代理人事管理和人事關係，提供人才人事社會化服務。人事檔案管理作為人事代理的主要服務內容之一，關係到企業和人才的切身利益，管理過程中存在的問題正日益受到社會各界的廣泛關注。
一、重要性和必要性
1.人事檔案的重要性
（1）人事檔案管理是人事代理服務的重要內容。從各地情況看，盡管對於委托代理單位、代理個人所提供的人事代理服務內容各地有諸多不一致的地方，但在人事檔案管理這一項上都是相同的，無論是對單位委托人事代理還是個人委托代理，在簽訂委托代理合同前，都要求確保檔案在人才中心，且檔案中相關材料齊全。對於已辦理代理的單位或個人在相關考試、轉正定級、年底考核過程中作到及時通知，免費辦理。
（2）人事檔案材料是人事代理服務的重要前提。在人事代理過程中雖然有諸多的服務項目，但不難發現，任何一個項目的開展都是以檔案材料為重要依據的。例如，轉正定級手續是在確保檔案中有全日製學曆證明，且工作滿一年後通知辦理；職稱評審過程中是在確保檔案材料真實後簽字、蓋章；人事檔案證明材料的出具更是在嚴格查閱其人事檔案材料後才予以出具的。可以這樣講，沒有人事檔案材料，人事代理服務就無法開展。
2.人事代理的必要性
（1）人事代理的存在滿足了三方的需求。人事代理作為一種先進的符合社會發展規律的新型人事管理社會化模式，正在逐漸得到社會的認可。檔案管理作為人事代理的重要組成部分，充分滿足了政府、企業、人才的共同需求。
（2）人事代理是現代企業科學發展的需要。人事代理正是應企業發展的需要應時而生，恰到好處滿足企業所需。對於代理單位所屬的人員，其人事關係掛靠、人事檔案管理等一切人事管理事項都由人才交流服務機構管理，用人單位隻考慮如何使用人才而不考慮如何管理人才，這與以往的一般用人單位在使用人才的同時管理人才有著本質的不同。
二、存在的問題及原因
以青島開發區為例，青島開發區人才交流服務中心現管理除畢業生檔案外的人事檔案30000多份，而辦理人事代理的人員檔案卻隻有18000份左右，辦理代理的人員隻有60%左右。對於辦理了代理的單位和個人，對其提供免費服務，為什麼在此情況下代理比例卻不高？這與檔案意識的淡化有著密切關係。從全國大部分地區看，大都存在類似的情況。通過深入調研，發現存在的問題主要有以下幾方麵原因。
1.檔案意識日趨淡化
（1）檔案製度“無用論”普遍。近年來，我國外商獨資企業、中外合資企業、民營企業、私營企業等非公有製企業比例逐漸加大，這些企業在錄用工作人員時對人員的檔案要求並不高，更看重的是學曆和能力。隻憑“一張身份證”、“一本畢業證”和“一張簡曆”即可錄用，對員工以往的工作狀況、人事關係、誠信和犯罪記錄等“既往不咎”，認為辦理人事部門宣傳的所謂“人事代理”對其無任何幫助。
（2）檔案作用“退化論”嚴重。隨著人事製度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關係在逐漸減弱，檔案當事人認為檔案對求職謀生所起的作用已不具決定性，更多的作用轉變為提供相關的人事服務。如出國政審、婚育證明、職稱評定、辦理社會保險等，因而大多數人認為檔案的作用在弱化，是可以隨便丟棄的“身外之物”。加之大多數人現在都就職於外企、民企、私企等非國有企業，所在單位對檔案不夠重視使許多就業者對人事檔案作用產生誤解，檔案“無用論”在這些人員中流傳，認為它裝載的隻是過去，而外企、私營企業提職和加薪看重的是現在，有沒有職稱、年底考核等無所謂，對員工的約定主要靠勞動合同，不是檔案，在這些企業謀職隻需帶上畢業證及相關證書足矣。