淺談在新形勢下如何做好地名檔案管理工作
檔案管理
作者：阿麗婭·薩帕
摘要：傳統的地名檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，從傳統檔案管理轉變為對信息資源的管理，利用現代化技術手段對地名檔案信息資源進行管理。這種發展趨勢給地名檔案管理工作提出了新的挑戰。
關鍵詞：地名檔案管理數字地名管理地名建檔工作
一、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理
1.傳統的地名檔案管理模式已不能適應數字地名管理的需求。傳統的地名檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為地名檔案的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方麵的檔案管理過程。因為存儲量大，地名檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，地名檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。
2.建立數字地名，完善地名檔案管理係統。當前，地名檔案管理工作的重點也應適應地名數字化管理的需要，從傳統檔案管理轉變為對信息資源的管理。檔案資源隻有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會和社會發展的戰略資源。檔案收集是檔案管理的起點和基礎，隻有及時、完整、準確、係統，收集的檔案才能充分為相關單位和人員服務。
3.必須建立一整完套的規範，克服隨意性和盲目性。一是要明確地名檔案材料的歸檔範圍，讓地名檔案管理部門做到心中有數；二是加強指導，及時反饋，避免不規範的歸檔材料產生；三是確保及時歸檔，對各類地名檔案歸檔時間要做出具體規定。在整理地名檔案分類上，要采用有序科學方法，將各類的地名檔案材料進行合理的分類。
二、充分認識地名建檔工作的意義和所體現的社會價值
1.地名檔案工作是利用檔案管理及時向社會提供有關信息，為各項事業服務。十幾年來，新疆維吾爾自治區地名標準化中心充分利用地名檔案資料，編寫出版了《新疆地名誌地名通誌》、《新疆地名大詞典》、《新疆維吾爾自治區行政區劃手冊》、《新疆維吾爾自治區地名錄》、《新疆地名普查和補更細則》、《地名工作基礎知識指南》等地名資料編研成果，更為加強地名管理工作，推行地名標準化，開展地名學研究打下了基礎。不僅提高了地名檔案開發工作的水平，也提高了社會對地名檔案的利用效率。
2.做好地名檔案的建檔工作，準確把握和遵循它的特點及規律，準確體現它的社會價值。地名檔案不僅反映了地名的更替變化，而且廣泛涵概了社會、民族、曆史、地理及考古等眾多學科內容。地名是具有文化品味的一種學科。它可以從不同角度全麵記錄各個時代、各個地域、各個民族包括政治、經濟、文化在內的種種信息，使我們不僅能夠了解當地人民長期生息活動的規律，還可考察到社會發展的曆史軌跡，為開發本地資源進行經濟和社會建設提供了各種依據，也為相關學科科研工作提供了重要參考資料。同時地名檔案又及時有效地為各部門提供了大量相關地名信息，即保證了多部門的日常運轉，又推動了國防建設和社會主義事業的發展。