事業單位檔案管理工作的改進措施
公共管理
作者：薑東昕
摘要：事業單位承擔著廣泛的社會職能，涵蓋教育、文化、衛生等各個方麵，工作中產生大量檔案資料，但事業單位傳統檔案管理中的諸多弊端製約著其改革和發展。為此，我們需要對事業單位檔案管理中的問題進行剖析，並有針對性的提出改進措施。
關鍵詞：事業單位檔案管理人員培養
一、事業單位檔案管理工作中存在的問題
事業單位是中國社會主義市場經濟的特色。所謂事業單位，是指承擔一定的社會職能，不以盈利為目的的社會組織，其服務內容涵蓋教育、文化、衛生等各個方麵。一直以來，事業單位檔案管理工作取得了長足進展，但同時也存在諸多問題，需要引起我們警示。
1.檔案管理意識淡薄
目前，部分事業單位沒有給予檔案管理工作以足夠的重視，很多單位領導片麵的認為檔案管理是可有可無的事情，對事業單位正常運營與發展關係不大，創造不了經濟效益，不影響事業單位職能的發揮，也不影響上級主管部門對該事業單位工作表現的考核，而且檔案管理工作還會占據事業單位的人員編製，增加事業單位運營成本。因此，領導沒有將主要精力放在事業單位檔案管理上，導致檔案管理工作缺乏有效的支持，人員配備不齊、素質能力欠缺，設備儀器不足，事業單位檔案管理開展起來困難重重。除了領導之外，事業單位從業人員也對檔案管理工作的重要性認識不清，很多人認為檔案管理就是保管材料而已，工作就是走形式而已，不需要多大的工作技能和經驗，在工作上缺乏積極性和主動性，導致事業單位檔案管理工作遠遠滯後於時代發展的需要。
2.檔案管理人員的業務素質不高
正是由於事業單位對檔案管理工作的忽視，導致在檔案管理人員配備和選拔上十分隨意，甚至很多事業單位檔案管理從業人員都是從其他部門臨時抽調或者由一些員工家屬或者離退休員工來擔任。事實上，這些從業人員沒有檔案管理的專業背景，對檔案管理的方式、方法、手段十分陌生，入職之後又沒有經過規範和係統的工作培訓，即便工作人員有較高的工作積極性，但由於能力不足等原因，使其檔案管理工作差強人意，檔案管理效率和質量十分低下。另外，眾所周知，檔案管理工作相對比較枯燥和無聊，檔案管理人員常年從事機械、單一的工作，薪水待遇不高，缺乏工作成就感和成功的體驗，久而久之就會產生職業倦怠思想，工作上主動性不強，被動服務特征明顯，敷衍了事、人浮於事。有些檔案管理人員身兼數職，沒有精力搞好檔案工作。一些重要檔案資料丟失的現象屢見不鮮，甚至有些需要保密的檔案資料由於保管不慎被泄密，更別說創新檔案管理工作方法、提高檔案利用效果了。
3.檔案服務能力薄
檔案管理工作不僅僅是對材料的保管和存放，如何提高檔案服務能力是檔案管理人員需要格外重視的課題。然而，從當前事業單位檔案管理來看，事業單位檔案利用效率往往不高，一是檔案利用率低，很多材料實際沒有保管的價值，堆積多年無人問津，浪費了管理人員大量的時間和精力。二是一些檔案門類單一，有的依然是傳統的紙質檔案管理思維，所保管的檔案資料主要是文件、報表之類的書麵資料。實際上，在網絡時代，信息化在檔案管理中的作用越來越大，信息化可以滿足事業單位檔案管理業務不斷拓展的需要，同時檔案資料以電子形式保管，不需要占據大量庫房空間，可以節約大量的人力、物力、財力。而且檔案資料也不會隨環境變化，出現磨損或者毀壞等問題。但目前，事業單位檔案缺乏電子文件、聲像資料、圖片資料等，單一的檔案門類形式使得檔案不夠完整，利用效率不高。三是檔案查詢困難，很多事業單位檔案存放管理無序，缺乏現代檔案檢索工具，檔案資料查詢起來十分困難，有時浪費很大精力，最終查詢到的資料應用價值卻不大，嚴重影響了檔案的信息服務功能。
二、改進事業單位檔案管理工作的措施