探討電子檔案管理信息化的全新形式
管理縱橫
作者：安普娟
【摘要】電子檔案的出現克服了傳統檔案難保存、易失真的缺點，彌補了紙質檔案的不足，但是同時電子檔案也存在容易被盜竊等許多缺陷。本文探討了電子檔案管理工作人員如何保存、管理檔案工作的全新的形式。
【關鍵詞】電子檔案，信息化管理，實際應用
隨著時代的發展和社會各項工作的進行，檔案管理工作麵對著龐大的信息量和紛繁複雜的檔案文件，傳統的檔案管理方式已經不能適應這樣的現狀。電子檔案應運而生，它的產生有效緩解了龐大的檔案信息量壓力，逐漸代替著傳統的檔案形式，成為主流的檔案管理形式。但是電子檔案並不是沒有任何缺陷，它本身存在著一些難以克服的缺陷和隱患，需要我們正確對待。
一、電子檔案的管理現狀
縱觀近幾年電子檔案的發展情況，各類單位的檔案數量急劇增加。檔案管理工作並不是許多人認為的那樣，並非簡單的填寫數據和各人資料，然後存儲在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個複雜的流程，在檔案持有人填寫完相關資料和數據後，由檔案管理工作者認真仔細的檢查，有任何不符合規定的地方都應返還給檔案持有人進行修改，檔案完成後，由檔案管理者分類儲存在檔案室裏，在需要調取和更新時，要迅速的調去出檔案。在交接時要確保檔案的真實性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個複雜的過程，麵對現如今各類檔案數量的急劇增加，傳統的檔案形式確實不能適應工作的需要，電子檔案是十分有必要的。
雖然檔案管理工作越來越艱巨，但是此項工作的重要性決定了不能出錯的要求。檔案工作對於一個單位是十分重要的，急需應用電子檔案的管理形式來適應當前的嚴峻形式。電子檔案已經成為大多數單位檔案管理工作必須應用的形式，但是由於電子檔案的專業性和技術性較強，當前大多數單位的檔案管理信息化程度低，不能適應工作需要。麵對這樣的形式，電子檔案的普及應用是檔案管理工作的趨勢所在，也是必須實現的。
二、檔案信息電子化的利弊
電子檔案與傳統檔案不同，電子檔案最大的特點就是它是以電子數據的形式記錄了檔案的準確信息。與傳統檔案相比，電子檔案的存儲是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統檔案在檔案室中存儲，不法分子很難進入盜取相關檔案，即使進入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真偽性，也難以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案隻需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進入檔案管理工作者的電腦，然後輕鬆的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因為任何電腦都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。隻有檔案管理工作人員養成良好的工作習慣，保證檔案存儲的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏製這一缺陷。我們應該以辯證的眼光看待這個缺陷，任何錯誤都是可以在發生之前被製止的，這就要求檔案管理工作人員對檔案管理工作認真負責，保持嚴謹的工作態度，承擔起自身的義務和責任，正確認識自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統檔案相比，還有一個很難克服的缺點，那就是電子檔案對軟件設備的依賴性較強。檔案管理在麵對紙質檔案時隻需要將其分類存儲起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計算機，檔案管理工作就無法進行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計算機。