有句名言：“人一悲傷就會哭，因為哭就是悲傷。”現在我們借用這句話，把它改成：“人一高興就會笑，因為笑就是高興。”的確，笑容不隻表示自己心情的好壞與否，那種親切明朗的快樂會感染身旁的每個人。比如，心煩意亂的時候，會使人一顆心直往下沉，如果也能努力展開笑顏，那麼，不知不覺中，氣氛就會輕快許多，跟周遭人們的溝通也容易、順利得多了。
不管何時，隻要笑容可掬地接聽電話，聲音便會把明朗的表情傳達給對方。在接聽電話的那一時刻，對方態度是熱情的還是冷漠的，是感興趣還是不感興趣，是關心的還是煩躁的，是能理解還是沒有耐心，是接受還是拒絕，這些都是可以感受得到的。為什麼？這是因為聲音能夠展示與構建出電話接聽者的形象。
例如下麵的兩組對話，雖然談話的內容是一樣的，但由於自己的聲音表達的不同，產生了兩種結果。
一組：“喂！鋼鐵公司嗎？××同誌在嗎？”
“××同誌不在。”
(急不擇言)“為什麼不在？”
(火了)“我怎麼知道！你又沒叫我看著。”
(語塞了)“那，那，就跟你說吧。”
“對不起，你待會兒再打吧！”
電話掛了，得罪了人，又沒辦成事。
第二組：（微笑）“喂，紡織工廠嗎？請問××同誌在不在？”
“對不起，他不在。”
“哦，同誌，那對你說也一樣，我是光明商店的。”
“好，請說吧。”
事情很順利地辦好了。
微笑著打電話，可以讓對方“聽”到你親切、友善的形象，從而有利於雙方的溝通，給你的工作帶來方便。當你微笑著接聽電話，你就在構建一個好的形象，客戶會感到受尊重、受歡迎，就會和你保持長期的、忠誠的業務關係。
電話暫停，別讓對方等太久
接聽電話時，有時會遇到須擱置電話或讓客戶等待的情況，這時要給予說明並表示歉意。讓對方等待時，切記不可讓對方等太久，在電話擱置15秒鍾之後一定要有所回應，表明你時刻關注對方。
有些人認為，反正我在為你查找谘詢材料，所以讓你在電話中等候一些時間也是無所謂的。但是，不管你是否在為對方查找谘詢材料，你所做每一件事的勞動時間，實際上代表著你這家公司的工作效率，以及你的辦事能力。同時，你是否禮貌應對會影響到公司的形象。
另外，如果你隻是將電話擱在一邊而沒有按等候鍵的時候，你辦公室其他人員的談話就會傳到對方耳裏，這些談話可能有公司的機密，也可能是一些無關人員的閑聊，這樣無形中要麼泄露你辦公室的機密，要麼讓對方感到你公司的員工怎麼上班時談論這些與工作無關的事情，從而影響公司在客戶眼中的形象。
所以，為了表示禮貌，在讓人“稍候”時應先征詢其意見。不過為避免誤解，不要這樣問：“能否問一下您是否能持機稍候？”因為如果對方回答“可以”時，也許意味著“可以如此提問”，而並非“可以持機稍候”。正確的說法應該是：“您能持機稍候一會兒嗎？”或“您可以持機稍候嗎？”說完要等一下，待得到對方的肯定答複後再離開。到再次拿起話筒時，還要先表示一番謝意。
讓人等候時，每隔15～30秒鍾就應核實一下對方是否還在等著，並讓對方知道你此時在幹什麼。如說：“還要幾分鍾才能整理好您要的資料，麻煩您久等了。要不，過會兒我再給你去電話？”要讓對方有選擇的餘地才合乎禮儀，因為這表示對對方意願的尊重，同時也表明你在時刻關注對方。
需請對方等候多久，不能含糊其辭，更不能弄虛作假，一定要誠實。在不確定的情況下，不要說：“我馬上就回來。”可以說：“請等我接完那個電話馬上再來。”若不能在短時間內找齊對方所需要的資料，最好不要讓他久等，應另約時間回話。