淺析現代教學管理工作中教學秘書的工作及應具備的素質
教育論壇
作者：李冰
摘要：本文從高校教學秘書的現狀、工作內容和應具備的基本素質展開分析，並提出提高教學秘書自身素質的建議。旨在幫助教學秘書更深刻地了解自己的工作，並幫助其提高自身素質。
關鍵詞：高校；教學秘書；素質
一、現今實際工作中高校教學秘書所麵臨的種種問題
當今社會，隨著經濟騰飛，高校發展也是一日千裏。但是高校工作中普遍存在著重視教學、學術而忽略管理的現象。高校在招聘人才時，一方麵在教師聘任時篩選苛刻，學曆、專業、工作經驗以及相關背景都是層層篩選，確保聘任最優秀的人才。而另一方麵，在聘任管理人員尤其是教學管理人員時卻放低各項標準，甚至在某些高校教學管理崗位成為高等人才引進的附屬品。這就導致高校教學管理人員在所學專業、知識文化層度、基本素養等方麵參差不齊，加之絕大部分教學管理人員上崗前均未接受係統的崗前培訓，這也導致工作開展慢，工作效率不高等問題。
在現今高校工作中教學秘書往往存在以下兩個方麵的問題：
1.基礎知識缺乏，理論素養偏低。基礎知識和理論素養往往體現在兩個方麵，即政治理論知識素養和教育管理理論知識素養。政治理論素養缺乏一般表現在沒有樹立科學的世界觀與人生觀、價值觀。政治理論素養偏低容易導致工作原則性、政策性不強。教育管理知識的匱乏主要原因是教學秘書大多是“半路出家”而非教育管理相關專業畢業。
2.工作業務能力偏低。由於缺乏教學管理相關知識，如果學校崗前培訓力度又不夠，就很容易出現教學秘書在沒有任何相關知識和技能的情況下上崗。在這樣的情況下上崗的教學秘書必然不會具備很高的工作業務能力。另外，一些工作多時的教學秘書因對工作缺乏熱情，往往抱著“得過且過”的態度麵對工作，這些人往往無法在工作中積累相應的工作能力。
以上這些狀況都製約了教學管理水平的提高和高等教育事業的發展。
二、 教學秘書工作範圍的確定
做好教學管理工作的第一步是弄清楚自身的工作範圍，這樣既能做到無所遺漏，又不會“越俎代庖”。一名教學秘書的工作基本範圍有如下幾個方麵：
1.日常最基本的教學方麵管理工作。日常教學管理工作不僅涉及麵廣，且變動性強。為了保證日常教學任務能順利完成，教學秘書最起碼在以下方麵下足功夫，學期初溝通協調教師製定教學計劃，學期中科學安排各項教學活動的正常進展，學期末做好考務工作及下學期課程安排工作。此外畢業生的實習實踐、畢業設計及最後的清考等工作也是教學秘書日常工作中的重點。
2.協調教學過程各個環節，保證教學活動進行順利。教學活動的每個環節都需要教學秘書認真規劃並幫助各個環節順利進行。除了從最開始教學計劃製定到中間教學課程的展開再到最後教學成績的考核這些常規教學環節外，教學秘書還要應對每天都可能出現的突發狀況。可以說每個教學活動的順利完成都是教學秘書的本職工作，而無論哪個教學環節出現紕漏都是教學秘書的疏忽。
3.教學相關檔案資料的采集、整理及管理工作。教學相關的材料以及各種檔案的采集、整理以及保管都是教學秘書必須完成的工作。教學秘書應該形成一整套檔案相關的能力，並遵循一定的規則工作。檔案資料的重要性不言而喻，而一手促成整個教學檔案建立及保管的教學秘書也在整個高校教學活動中舉足輕重。
三、 勝任高校教學秘書崗位必須具備的素質
要想成為一名合格的教學秘書，一些基本的素質是必備的。而要想成為一名優秀的教學秘書更是要有一般人所不具備的優秀素質。
1. 高校教學秘書必須擁有紮實的理論知識體係及過硬的業務能力。教學秘書必須具備教育學、教育心理學、教育管理學、教學評價理論與方法等各方麵的基礎知識。另外，關於教學管理工作的具體流程以及注意事項更須熟悉，甚至應該培養成身體習慣，一旦遇到任何工作應該很快就在腦中勾畫出詳盡的計劃與完整的程序流程。再者秘書應該熟練的掌握各種工作需要的技能，如辦公軟件的操作、辦公設備的操作、最重要的是本校教務係統的操作。