2 現有檔案整理工作原則的表述是全宗理論的內容之一
接下來，我們對現有檔案整理工作原則的表述分三部分進行分析。
2.1 檔案的整理應該充分利用原有的整理基礎。雖然區分全宗本身在一定程度上體現了充分利用原有的整理基礎的要求，但從來源原則的發展曆程來看，法國的尊重全宗原則（即第一階段）隻要求區分全宗，而不要求全宗內的檔案分類應該充分利用原有的整理基礎。這一要求到了第二（德國登記室原則）、第三（荷蘭來源原則）階段才明確。所以說，這一要求更多是針對一個全宗內文件的係統整理。或者說，從“檔案的整理應該充分利用原有的整理基礎”這一要求出發，並不必然地推出“檔案整理應該首先區分全宗”的結論。實際情況是，法國的尊重全宗原則（即第一階段）區分全宗是全宗理論（或來源原則）初步形成的標誌，而第二（德國登記室原則）、第三（荷蘭來源原則）階段是在此基礎上發展完善，才真正做到這一要求。
“充分利用原有基礎”整理檔案，是我國在長期的檔案工作實踐中形成的整理傳統，而且已經被證明是比較切實可行、有效的整理方法。“應該充分利用原有的整理基礎”就意味著不要輕易打亂原有的整理體係，隻要已有的整理體係有規可循、有目可查就應該維持原狀，無需打亂重整。當然，這裏所強調的“充分利用原有基礎”隻是針對已係統整理過的文件而言，並不是說未經過整理的、零散的文件也要極力維持其原狀。實際上，這樣做的好處既能很好地保持文件之間的曆史聯係，又能提高檔案整理工作的質量和效率。
其實，“檔案的整理應該充分利用原有的整理基礎”這一要求，不僅是我國檔案界的整理傳統，而且是長期以來世界各國檔案界的通行做法。無論是美國的“文件組合”，還是英國的“檔案組合”，其整理原則無不體現出“充分利用原有基礎”這一要求。詹金遜認為：“‘可按字母順序、年代、外形等整理’，但是，材料的接收號要保持，‘原來的案卷、包捆或裝訂等一概不得弄壞’。”[7]另外，前麵提到的來源原則在歐洲諸國的發展曆史也表明了這一點。
2.2 檔案的整理必須保持文件之間的曆史聯係。首先，曆史聯係有多種。從總體上說，來源聯係隻是曆史聯係的一種，但卻是最重要的一種，是檔案整理過程中首要強調的一種（具體體現在檔案整理和分類的不同層麵上）。來源包括機關、職能、活動、形成過程等不同層次。除此之外，如時間、內容、形式聯係等也是曆史聯係。需要注意的是，不能將來源聯係泛化為曆史聯係，更不該因此而將來源原則泛化為曆史主義。[8]其次，不管立卷與否，是組成案卷或是以件為單位進行整理，都要保持文件之間的曆史聯係。組成案卷或是以件為單位進行整理，在本質上是一致的，即前提是都遵循來源原則。一般來說，組卷或者立件都要圍繞特定的形成過程，反映特定的“活動”或者具體到“事務過程”，即所謂的“問題”。由於一個機關都有其特定的職能，每一項職能的實現又可以體現為不同的“活動”或者具體到“事務過程”，所以，這些“問題”具體反映了機關各種活動、事務過程，體現了職能聯係，因而能夠反映出整個機關的各項職能。通常情況下，組織機構和職能是基本一致的，它們反映的是來源聯係。[9]而並非某些學者所認為的那樣，就因為這“同一活動內容或事由”而誤認為是事由聯係，從而得出“事由原則和來源原則融合”的結論。所謂按“問題”分類或立卷，此“問題”並非“主題”或“事由”。遺憾的是，即便是權威教材也犯類似的錯誤，如在組卷時“問題分類法就是按照文件內容所反映的問題（文書工作人員也慣稱其為‘事由’）將全宗內檔案分為各個類別”，[10]在整理歸檔文件時“強調‘事由原則’，要求將圍繞著同一事由形成的歸檔文件集中排列在一起，充分體現文件之間的有機聯係”，等等。[11]所以說，檔案整理中的按“問題”分類或立卷要保持文件之間的曆史聯係，遵循來源原則，這與圖書、情報資料按內容進行邏輯分類的方法是有本質區別的。
所謂事由原則，簡單地說，就是按主題整理檔案的原則，或者說，是“檔案館將檔案按其內容主題而不按來源機關和原有次序進行整理和分類的原則”。顯然，這很難保持文件之間的曆史聯係。
2.3 檔案的整理必須便於保管和利用。首先，一般來說，如果檔案的整理充分利用原有的整理基礎，並保持文件之間的曆史聯係，那就可以達到便於保管和利用的目的。而且，前兩條原則是實現該目的的前提和保障。其次，目前以件為單位進行整理而不是組成案卷的做法，主要目的就是便於整理和保管。加上有計算機輔助管理，就可以同時實現便於提供利用的目的。但以件為單位進行整理有一定的限製條件。再次，便於保管和利用是目的，它要求保持文件之間的曆史聯係應該是有針對性的。因為曆史聯係有多種，保持哪一種曆史聯係才能便於保管和利用？這是有講究的。最後，便於保管和便於利用一般情況下是一致的，但也有一個平衡的問題。
“全宗”概念的提出，最初是作為一種原則和方法應用於檔案館對檔案的分類，之後隨著全宗理論的不斷完善和成熟，其解決的問題已從檔案館對檔案的一級分類擴展到全宗內文件的分類（二級、三級類目），核心問題始終是檔案的整理問題。然而，檔案的整理問題並不是孤立存在，關係到檔案的保管和利用。也就是說，檔案整理並不是為了整理而整理，而是有非常明確的目的，那就是便於保管和利用。假如，無論是區別全宗還是全宗內文件的整理，都達不到便於保管和利用的目的，那是與全宗理論相違背的。從這個意義上說，檔案的整理必須便於保管和利用，這既是全宗理論的必然要求，也是全宗理論的內容。