論我國檔案整理工作的基本原則
理論探討
作者：黃世喆 歸吉官
摘 要：國內主流教科書對我國檔案整理工作的原則的表述是存在欠缺的，現有檔案整理工作原則的表述是全宗理論的內容之一，而全宗理論包含於來源原則之中。據此我們認為，來源原則才是檔案整理工作的基本原則。
關鍵詞：檔案整理工作；來源原則；全宗理論
Abstract：In our country， the view of authoritative Materials on the principle of archival arrangement is not accurate. This view is one of the parts of Fonds Theory， and Fonds Theory is contained in Principle of Provenance. Therefore， we believe that Principle of Provenance is the basic principle of archival arrangement.
Keywords：Archival arrangement；Principle of Provenance；Fonds Theory
按照國內有關《檔案管理學》課程的權威教材的說法，我國檔案整理工作的原則是：“整理檔案應該充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的曆史聯係，便於保管和利用。”[1]從內容上看，這一原則主要是針對每一個單位內部的檔案保管機構（也就是檔案室）的檔案整理以及歸檔前的文件整理而言，並沒有明確涉及檔案館對全宗進行區分的整理內容。而通常，“檔案整理工作的主要內容包括：區分全宗、全宗內檔案的分類、編立保管單位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目錄的編製”。[2]這就說明，如此表述檔案整理工作的原則是存在欠缺的。據此我們認為，有必要梳理一番我國檔案整理工作的基本原則。
1 全宗理論既是整理方法和理論，也是整理原則
全宗問題，無論是在檔案學基礎理論體係還是在檔案管理實踐（尤其是檔案的整理）中，都占據著極其重要的地位。全宗是檔案整理和分類的出發點，全宗理論既是一種整理方法和理論，也是一條整理原則。
1.1 關於全宗概念。所謂“全宗”，就是“一個獨立的機關、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體”。[3]“全宗”的字麵意義，就是指一個組織（或個人）的全部檔案。而通常所理解的全宗，正如國家檔案局1987年發布的《機關檔案工作業務建設規範》規定的：“一個機關在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一個全宗。”即通常所說的全宗是狹義的理解，是針對一個機關全部檔案而言，不涉及其他組織或人物。這種狹義的理解可追溯“全宗”一詞的起源，即當初在法國，“全宗”就是針對一個機關的全部檔案而言，是作為對檔案館內檔案分類的原則和方法而提出來的。後來逐漸擴展成“一個獨立的機關、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體”。
更加廣義的理解是我國檔案學者馮惠玲、何嘉蓀提出的“主體全宗與客體全宗”的觀點。他們認為：“比如有些檔案不是以同一形成者為核心，而是以同一項工程、同一種產品、同一項科研課題為核心，即以同一活動內容或事由為核心而形成的，如果仍然千篇一律地以形成者為依據組織館藏檔案，在有些情況下就難以行得通。”[4]於是，為了完善全宗理論，避免出現“打破全宗界限”的情況，就提出了“主體全宗與客體全宗”新概念。
但我們認為，這樣的提法雖有其合理性，但也存在不妥之處，所以沒必要作如此的擴展（在此不再詳述）。[5]我們還是認可教材中關於全宗的定義。
1.2 關於全宗理論。區分全宗是檔案整理工作中的重要環節，因此，檔案整理的原則應該包含有區分全宗的內容。
為什麼要區分全宗？如何區分全宗？全宗理論應該能解答這些問題。首先，我國的全宗理論是在前蘇聯的國家檔案全宗概念的基礎上逐步形成的，認為：一個全宗就是一個機關、組織或者個人在社會活動中形成的全部檔案的總和。基本涵義有三點，即全宗是一個有機整體，全宗是在一定的曆史活動中形成的，全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的。全宗原則，就是同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。全宗的實質：“是指一個國家或一個檔案館對檔案實體進行分類所采用的一種原則——來源原則，以及根據這個原則所確定的一種分類單元。”[6]也就是說，各級國家綜合檔案館根據檔案的來源進行實體分類管理，每一個相對獨立的來源就是檔案館確定檔案實體分類的單元，一個來源對應一個單元，也就是一個全宗。全宗理論中將全宗的類型分為：獨立全宗、聯合全宗、全宗彙集、檔案彙集四種。但在現有的教材中，一方麵承認全宗應該劃分為上述的四種類型，另一方麵又將聯合全宗、全宗彙集、檔案彙集列為全宗的補充形式，這種似是而非、模棱兩可的態度在教材中出現實屬不該。其實，聯合全宗、全宗彙集、檔案彙集與全宗的典型形式——獨立全宗都是檔案館根據特定的來源（形成源）來組織分類的，並沒有違背全宗的實質——來源原則。隻不過這一特定的來源（形成源）在不同全宗類型表現各有差異而已，也就是說，並不是所有的來源（形成源）都表現為一個獨立的機關、組織或個人。之所以出現這樣的搖擺不定、前後矛盾，主要是由於對全宗理論不自信造成的，或許用來源原則來解釋會顯得更理直氣壯。其次，全宗理論是在檔案集中管理過程中應對檔案整理問題，不斷改進檔案整理方法而逐步形成的。全宗理論的雛形就是一種檔案整理方法，用於檔案館區分全宗。區分全宗是檔案館檔案整理工作的首要環節，隻有把全宗區分好了，後麵的一係列整理工作程序才好進行。最後，在這一檔案整理方法上加以總結、豐富、升華達到一定的理論高度，並最終成為檔案整理必須恪守的原則。全宗理論作為一個知識體係，包含著全宗的確定、全宗的構成、全宗的特征，全宗內檔案的分類、整理等主要內容。全宗理論形成之初主要解決的是檔案整理中的問題，但其發展到今天已超越了檔案整理範疇，可以應用於檔案鑒定、統計等一係列檔案工作環節當中。當然，即便是全宗理論得到極大發展的今天，全宗理論實質並沒有改變，仍是檔案整理必須恪守的原則。