正文 鄉鎮“上級來文”歸檔問題(2 / 3)

李宗富:鄉鎮的基層檔案工作者大都是兼職人員,正如一塵總編在《檔案行政執法手冊》中所說的:對基層檔案工作者來說,可能更需要方法流程標準等明白如話的指導。目前,在實際工作中,有沒有一個(或一些)既符合實際又切實可行、易於操作(或者說可以直接拿來參照指導運用)的鄉鎮“上級來文”歸檔指導規範和標準?

李正平:從檔案的憑證作用看,上級來文隻要不涉及本鄉人、財與事,不歸也罷;從工作查考看,普發性文件隻要照辦了,隻存自己辦理的結果就可,如要報個報表或統計之類的。但一些規範性文件,不是一次性使用,這次工作上用了,明天還要用,就應考慮保存了,有些還應長永保存。要注意事情的來龍去脈,來文是怎麼說的,我們是怎麼辦的,應是一個有機體,特別是涉及政策性的。從編史修誌角度,是歸檔越完整越好,因為他們要知道一個鄉鎮的工作如何運行的,為什麼要這樣運行,也就是注重細節。這與我們組卷時要注意保持文件之間的有機聯係是一樣的原理,因為我們要研究曆史的人會盡最大可能去還原曆史。記得一外國專家說過,我們不僅要看結果,還要注重事情的一個過程。這從一些重大曆史事件因缺少細節資料而不得不還要以口述曆史資料來補證就知道了。記得有一個村,新中國成立後曆年材料都保存得相當完整,成為研究這段村史的不可多得的珍寶。所以,我認為,鄉鎮“上級來文”歸檔問題,應當具體問題具體分析。

一井水:鄉鎮上級來文歸檔應該區別不同情況進行:一類是針對本鄉鎮的如人事任免、機構設置、人員編製、土地利用、項目審批等重要文件材料應該永久存檔;二類是方針、政策、規定、辦法、標準等需要長期貫徹執行的文件材料應該按保管期限10年歸檔,這樣既方便各部門利用,又可以避免移交進館的大量重複;三類是近期有一定查考價值的文件材料按照年度——責任者——形成時間排列裝訂成冊,保管幾年後再銷毀,這樣既節省時間,又方便利用。

王鳳珍:鄉鎮檔案室如果把“上級來文”全部整理歸檔,額外增加了工作量和庫房壓力不說,從實際利用情況來看也是沒必要的。滄海一粟將鄉鎮“上級來文”歸為四類,我認為在檔案收集整理時可以隻考慮後麵兩類,也就是時效性“上級來文”,即在某一時間段內有效且需要貫徹執行的上級來文;再就是專指性“上級來文”,即上級針對某一個鄉(鎮)的專門性文件。至於前麵兩類隻要是與本鄉鎮無關的都可以當作資料存入資料室。

小魚兒:鄉鎮收到的上級來文有以下幾種歸檔方式:其一,針對本鄉鎮的任免、表彰和有關本鄉鎮事情的文件,這部分文件日後查找利用率相當高,歸檔時應歸入永久保管。其二,上級下發的關於一些方針、政策性且需要貫徹執行的文件,這部分文件雖然日後利用率不太高,但是,領導在一兩年內也許會用到,為更好地為鄉鎮領導服務,歸檔時應歸入定期10年。其三,至於其他的上級文件,基本都屬於普發文,但是有時鄉鎮其他人員也有可能會用到,但又不屬於歸檔範圍,可以裝訂成文件彙集保管。