鄉鎮“上級來文”歸檔問題
專題沙龍
作者：滄海一粟
滄海一粟：鄉鎮作為我國最基層一級政府，每年都會收到大量的“上級來文”，這些文件多為需要貫徹執行的通知、意見、實施方案等，也有是帶有告知性質的通報、決定，等等。鄉鎮“上級來文”歸納起來，不外乎四類：一是普發性“上級來文”，即上級主要是縣（市、區）裏因工作需要普遍下發的文件；二是告知性“上級來文”，即具有告知和傳閱屬性的不需要貫徹執行的上級來文；三是時效性“上級來文”，即在某一時間段內有效且需要貫徹執行的上級來文；四是專指性“上級來文”，即上級針對某一個鄉（鎮）的專門性文件。在鄉鎮文件歸檔整理時，這些“上級來文”要不要歸檔？如何歸檔？不需要歸檔的“上級來文”如何處理？
王茂躍：滄海一粟將鄉鎮“上級來文”歸為四類，每一類的處理應當有所區別。普發性“上級來文”和告知性“上級來文”，沒有歸檔的必要；時效性“上級來文”，可以歸檔暫時保存起來，但不必進行係統整理；專指性“上級來文”對鄉鎮來說是最有查考價值的檔案，必須歸檔，按照相應的保管期限進行全過程整理。因為不同的文件有不同的價值，歸檔必須體現出“以我為主”的原則。
呂顏冰：不同意茂躍老師“普發性和告知性‘上級來文’沒有歸檔的必要”的觀點。我認為普發性、告知性的上級來文要不要歸檔不能一概而論，在收集歸檔文件時可適當收集少部分告知性、普發性上級來文，確定保管期限時可將這類檔案劃入短期保存。
王建祥：我認為鄉鎮的上級來文需不需要歸檔主要看是否貫徹執行和是否與我有關，同時還要看相關事項是否有查考的價值。
餘厚洪：從文書的收文這個角度來說，鄉鎮一級的收文量確實是非常大，但從歸檔這個角度來說，應以“本級”、“自己”的文件為主，當然，上級來文中與本鄉鎮工作情況相關的，自然也應列入歸檔的範圍。對於不屬於鄉鎮一級歸檔範圍的，最常用的處理方式應該是銷毀。
劉子芳：對上級來文，是不是這樣分更好些：一是普發性來文。二是針對性來文。普發性來文包括：涉及方針政策性的來文、涉及本鄉鎮的來文（重要的、一般事務性的）、告知性的來文。針對性來文包括：重要的、一般事務性的。這樣給人以一目了然的感覺。
亓曉華：上級來文按行文目的簡單地可分為兩種，即普發性文件和專指性文件，其中普發性文件又可以分為以下兩類，第一類是臨時知曉性的上級文件，比如上級下發的臨時會議通知，不涉及本鄉鎮的通報、簡報、信息、表彰決定等類文件；第二類是需要貫徹落實的上級文件，如上級製定的辦法、細則、條例、規定等法規性文件。專指性文件主要包括涉及本鄉鎮的批複、函、機構設置、幹部任免、獎懲，等等。我認為普發性文件不用歸檔，專指性文件必須歸檔。
郭東升：我覺得對鄉鎮的上級來文一般分兩類為好。一類是普發文件。一類是專對本鄉鎮的文件。對普發文件采取年度——責任者——文號（或者時間）分類法排列。這類文件很難說哪份用著用不著，不如全部歸檔，以齊全完整方便鄉鎮之需。文件雖多，因排列順序嚴整，調取自然方便。因不需進館，它們的價值按最低檔次來劃。對專對本鄉鎮的文件另劃保管期限，依年度——問題——責任者分類。
田潤：讚同郭老師的意見，上級來文把握不準用不用歸檔時，就用糊塗的方法，按照自己認為便於日後查找的方式進行彙集成冊，普發性和告知性的“上級來文”可以直接按照來文先後裝訂成冊，時效性“上級來文”可以按照辦結完畢的先後順序裝訂成冊，對於專指性的“上級來文”則要劃保管期限，依年度——問題——責任者分類進行歸檔，因為這類文件日後利用率相對高於其他三類，雖然行文單位也會歸檔，但從實踐上看，還是自己保存好自己日後利用率較高的文件比較妥善。自己的檔案比較集中齊全，避免多全宗查找和節省了查找時間。