油田社區綜合管網檔案管理現狀與對策
工作園地
作者：李貴平
中原油田開發建設30多年來先後建成了10個社區、34個住宅小區，在社區建設、管理過程中形成了大量的水、電、氣、暖、通訊、電視等綜合管網檔案資料，這些社區綜合管網檔案是油田建設項目檔案的重要組成部分，是社區供水、排水、供電、供熱、通信、電視、消防、物業管理的重要保障，檔案部門必須加強油田社區綜合管網檔案管理，確保上述檔案資料的完整、準確、係統。
1 油田社區綜合管網檔案管理現狀
1.1 檔案收集規範度不高。油田建設開發初期的綜合管網檔案，由於油田檔案機構和管理製度不健全，檔案部門不能準確掌握工程項目開工、竣工時間，無法動態監管和規範約束，造成管網工程建設文件材料歸檔不全，部分管網檔案僅有交工資料無竣工圖紙，特別是部分住宅小區水、電、氣、暖、通信等改擴建、維修施工形成的檔案材料歸檔不全問題突出。
1.2 檔案整理規範度不高。在油田社區綜合管網檔案整理的過程中常有卷內目錄和檔案資料實體不符的情況出現。另外，由於個別施工單位工程技術人員責任心不強，在編製竣工圖時缺乏對管線埋設的深度、節點、材質、管線走向及附屬構築物進行深入細致的調查，使竣工圖成為所謂的“示意圖”，不能準確反映出管線現場具體的施工建設信息，給以後的檔案利用帶來了一定的困難。
1.3 檔案管理方式落後。隨著住宅小區的改擴建，新管線不斷增多，舊管線也在不斷更換和廢棄，各類管線的規模和複雜程度也越來越高，形成的綜合管網檔案也越來越多，使得傳統手工管理及計算機目錄級查詢的社區綜合管網檔案管理方式已無法迅速、準確地提供檔案信息。
1.4 檔案人員素質待提升。綜合管網檔案是否係統、完整、準確，關鍵是做好管網工程文件材料的收集工作，而能否把好收集關，則取決於整個工程建設工作的管理水平和檔案人員的自身業務素質。而目前一些施工單位不設專人收集、整理管網工程資料，或臨時抽調一些不懂專業的人員管理，這樣就會造成資料收集不齊全、填寫內容不準確，內容不真實的檔案，給今後檔案管理和利用帶來隱患。管理人員的管理知識結構老化，也嚴重影響了檔案管理工作的技術水平。
2 對策
2.1 納入合同管理。工程建設單位在與施工單位簽訂工程項目承包合同時，除對施工單位移交竣工技術文件材料的時間做出具體要求外，還應對竣工技術文件，尤其是竣工圖的編製任務、歸檔文件材料的質量檢查標準等做出明確規定。如明確規定由施工單位編製包括竣工圖在內的竣工檔案資料，並預留工程概算總造價的3%作為竣工檔案保證金，竣工檔案經建設單位和轄區內檔案管理部門驗收合格後，再將保證金如數退還，竣工檔案不合格者保證金不予退還。
2.2 強化日常監管。以質量控製前移為端口，保證歸檔文件材料的質量。檔案人員應當轉變觀念，在加強對建設單位工程技術人員的業務指導的同時，對施工單位技術人員進行業務指導，加強編製竣工技術文件的質量要求和規範，引起施工單位對編製技術文件材料的重視。要做好從形成到歸檔的全過程歸檔文件材料的管理，把綜合管網文件材料的形成納入建設單位的行政、經營、生產技術管理中，做到管網檔案歸檔與項目建設進程同步，保證歸檔文件材料的質量。
2.3 把好工程驗收關。工程施工單位在辦理施工許可證時，如果不附管網工程檔案歸檔承諾書，將不予辦理施工許可證；工程完工後，必須有檔案管理部門參與竣工驗收，了解工程施工內容，審查檔案移交是否齊全完整，否則工程不予通過驗收。
2.4 強化檔案業務培訓。檔案人員應更新觀念，增強責任意識、現代化意識，提高自身業務素質同時，加強對相關部門檔案業務指導力度，定期舉辦由建設單位專兼職檔案員、施工單位和監理部門資料員參加的檔案培訓班，以油田基本建設檔案管理細則、建設項目檔案驗收細則、科學技術檔案案卷質量標準為主要內容，對管網檔案歸檔內容、整理標準、裝訂方法等係統講解和實際操作演示，通過培訓提高人們的檔案意識和業務素質，保證歸檔竣工技術文件質量。
2.5 建立管網檔案信息係統。油田各社區管理中心、檔案部門應密切配合，盡快建立油田社區綜合管網檔案信息管理係統。可先由各社區組織專業人員對現有管網進行普查和探測，收集準確數據，移交檔案部門。檔案部門進行係統整理、鑒定後，利用數據庫技術和GPS技術建立一個精確度高、時效性強的綜合管網檔案信息係統，並實時動態更新和維護，實現油田社區綜合管網檔案管理的科學化、標準化、信息化。
（作者單位：中原油田檔案管理處 來稿日期：2014-04-16）