2.2 改善館舍內部的軟硬環境條件。做好圖書館、檔案館災害防護工作，對紙質圖書文獻、檔案，主要考慮溫濕度、光照、有害氣體、灰塵、微生物、有害昆蟲的影響，對通過電腦、網絡、攝像機、收錄機等電器設備，以光盤、磁帶、電子信息形式存在的數字化館藏，還要考慮短路、超負荷、接觸電阻過大、電火花、電弧、磁場等方麵的危害。重點要把握以下方麵：一是防好火災。除非發生重大自然災害，日常防火是圖書館、檔案館的頭等大事。要注意把電源總開關設在書庫外並配備漏電安全保護裝置。書庫供電要用銅芯導線並及時更換陳舊電線。要盡量選用耐火裝飾材料和防火裝具。嚴禁在館內鋪設燃氣管道，嚴格按照消防要求設計、安裝電器設備和線路，並定期檢查，突然停電或者下班後要隨手關閉電源。要配備足夠的消防設施並做到人人會用。在圖書館珍善本書庫和檔案館重要檔案庫，應設置火災自動報警係統。二是防好水患。定期檢查、維修庫房，防止房頂漏水、滲水。下班要隨手關閉門窗，防止雨水打濕。搞好館內給排水設計，書庫房頂或上層不能安裝給水設施，上下水管道、暖氣管道不要環繞庫房或者從庫房穿越。庫房內不要設置水龍頭等用水點，書庫相鄰的牆上不要安裝生活汙水管。停水或者下班要及時關閉水閥門，防止突然來水、水管漏水。三是防好溫濕度危害。嚴格按照有關標準規範的要求，做好庫房牆體、門窗設計，按要求排列擺放櫃架，做好通風降濕工作。安裝空調等恒溫恒濕設備，確保不同的圖書文獻、檔案（包括膠片庫、磁帶庫）保存在標準的溫濕度範圍內。配備專門的溫濕度記錄儀，掌握變化情況，隨時控製調節。對溫濕度設備和記錄儀要定期保養維修和檢驗。四是做好防蟲除塵工作。由於介質的原因，圖書文獻和檔案極易受到黴蟲、灰塵的侵擾損壞。要搞好館舍周圍的汙染治理和綠化工作，經常在書庫內開展除蟲殺菌工作，對新入庫文獻、檔案要進行消毒。要配備好吸塵器、空氣過濾裝置等，新建書庫要做好門窗設計等工作，有效防止灰塵侵入。五是做好軟硬件故障和病毒侵襲防範工作。要配置好不間斷電源，防止突然斷電丟失數據。要安裝可靠的殺毒軟件，防止計算機病毒侵蝕。做好防磁防靜電工作，防止光盤、磁帶等上麵的信息丟失。當然，環境條件方麵的災害防範要求還有很多，比如要防範好有害氣體、保證科學的光照條件、做好防盜設施的配置，等等，要嚴格按照圖書文獻和檔案保管的技術標準要求配備好、運行好、維護好。
2.3 實施館藏資料的異質異地備份。綜合曆史經驗和近年來國內外的成功做法，最好最穩妥可靠的就是對圖書文獻和檔案采取異質異地備份的方式進行保存。一是做好異質備份，就是對一份原始文獻或檔案采取不同的介質進行備份保存。主要方法：第一是進行複製，主要是通過複印機進行靜電複製，或者進行更專業的高仿真複製，複製一般用於保存珍貴文獻和檔案。第二是進行數字化，即把大量文獻、檔案轉換為數字化信息，快速生成、批量作業、多套備份。第三是進行縮微，即把文獻、檔案製作成膠片，實現大容量存儲、原樣存儲和長久存儲，其中聚酯片可保存500年以上。二是做好異地備份。僅僅進行異質備份，原件和備份分別存放同一館舍不同庫房，能規避一般性損害，但不能防止地震、火災等大規模破壞，安全係數不高，可靠性不強，這就需要進行異地備份。異地備份就是將不同介質的備份文件分多套分別保存在不同的地方。異地備份要確保按照有關的技術標準要求進行保存。其中，對數字化館藏要建立完善的容災係統，當災害發生時，為受災計算機提供正常的運行環境和必要的條件，使係統和數據能夠盡快地恢複。在美國“9·11”事件中，許多公司數據資料被毀壞，公司業務受到重創，而摩根-斯坦利公司第二天就恢複了正常運作，其原因就在於在做了正常的異質備份外，還在遠離世貿中心的新澤西州建立了遠程備份中心，做到了不間斷即時異地備份。