古代辦公文件如何進行保密
辦公史話
作者：劉典 陳夢瑩
當今社會，職場泄密十分嚴重。所謂秘密，顧名思義，即不願讓更多人知曉的“私有事件”，但它的生成和蔓延或許天生與人們的“好奇心”相悖，於是由古至今，它們之間的鬥爭從未停歇，甚至愈演愈烈。當今社會，隨著網絡的日益普及，日記、私密博客、個人日誌等都成了更多人用來保存自己秘密的方式。
以文字、聲源或是視訊的形式錄入，加之密碼來確保其對外人的不可見性，而在各種科學技術都與當下差之甚遠的古代，也有屬於他們自己獨特的“保密”方法，如今讀來，趣味亦濃。
古代的職場，一般以官府為主體，古代辦公文件也是以官府公文居多。官府公文是和國家事務緊密相聯的，內容多涉及機密，需要在一定時間和空間範圍內保證其內容不泄露，否則危及國家安全穩定和動搖統治者的地位，因此公文保密曆來是保密工作的重點。官府公文嚴厲的保密製度確保了公文從書寫、傳遞到達目的地的完整保密性。
“想方設法”保秘密
我國古代對於公文的保密最早可以追溯到夏朝。據史書記載，太史令將“圖法”（即國家的重要典誌、檔案）“宮藏”；商朝設立守藏史，專門負責保管政府公務文書和典冊；周朝繼承商朝傳統，將文書正本收藏於天府——我國曆史上最早的中央檔案機構，有《周禮》記載：“天府掌祖廟之守藏與禁令。”……以至春秋時期，各國國君想出妙招來防止文書的泄密，於文書上以璽印封緘，並在傳遞過程中使用“封泥”。
公元前221年，秦始皇滅六國統一中國後，開始大肆修建鹹陽宮，這其中的一處名章台，秦始皇曾習慣在這裏“躬操文墨，晝斷獄，夜理書”。大臣們見此，便將中央各公卿機關、全國各郡縣的奏章源源彙集於此處，以便秦始皇逐一批閱。
其實一本奏章就是一捆竹簡，而上奏的官員要仔細將竹簡捆好，並在上麵糊上泥團，在泥上印上自己的璽印，然後放在火上燒烤，讓泥變得幹硬。隨後，奏章被送到章台，由身邊侍衛呈送秦始皇親自驗查，如果看見封泥完好，沒有被奸人私自偷拆閱覽，才可敲掉泥封殼禦覽。於此，東漢學者衛宏也在《舊漢儀》中有“天子信璽皆以武都紫泥封”之說。
如此嚴謹的保密措施，在東漢的時候辦公文件保密用的“封泥”竟然成為把守關隘的比喻詞，《後漢書·隗囂傳》中有一段話：“ 元（王元）請以一丸泥為大王東封函穀關 ，此萬世一時也。”說明守關如封泥，應小心翼翼，不得有一絲疏漏。
重要公文的書寫有額外要求
公文的書寫，由重要官員書寫一些關乎國家決策的東西上呈至統治者處和中央起草詔製。重要官員的書寫有三點基本要求。
首先，由重要官員親自書寫與謄錄，一般不能由他人代勞，防止現場或隔牆有耳，盡量用筆代嘴，書寫完畢後加蓋自己專屬的印章，確保公文真實性。明代密疏的書寫要求用楷書，並最好保證幹淨整潔的疏麵。
其次，公文書寫後的草稿要注意銷毀，確保保密性。中央起草詔製的公文書寫由專門設立的機關負責，且製法嚴明，如唐朝中書門下為決策機構，非召約，外人不得擅入，後來又要求先向禦史台申請登記。和唐代一樣，兩宋也以運籌決策、起草詔製的中書省為重點保密單位。在清朝的中樞機構軍機處，為加強保密，還有更加嚴密的防範措施，如高級官員的子弟，一律不得充任軍事章京；軍機處所用聽差，皆選用十五歲以下不識字的少年；各部院大小官員都不得擅入軍機處，其窗前、階下均不許閑人窺視、站立。
最後，重要公文不能在私人住所撰寫，怕被家人發現，這是出於信息保密的需要。古人辦公有規定的地點，為保證機要的秘密性，皇帝對身邊人員不斷更替，許多機務不讓外人經手，而由皇帝直接掌管的尚書局去處理，於是，能進尚書局當官的人，不僅有年齡身份的要求，同時皇帝對他們的各種限製也十分嚴苛。所謂：“其禁有四，一曰漏泄，二曰稽緩，三曰違失，四曰忘誤。”這些保密辦公人員，隻許在朝中處理公文事件，不能在家中起草奏章，更不能在家中探討國家之事。