2.2 合理采購
工程物資的采購在企業項目建設中是至關重要的一個環節，隻有及時、準確地采購到足量、合格、物美價廉的物資，才能真正為企業的項目建設節省采購成本，增加效益。物資的采購成本在企業的項目建設中占到70%～80%，所以，這一環節的管理、監督和控製必須做到切實可行，實施有效。
2.2.1 必須按物資需求計劃嚴格采購，建立合格供應商準入製度。按不同的需求，分別采用招投標方式、競爭性談判和比價方式進行采購。參與采購的人員，必須嚴格依照計劃名稱、數量、規格、型號、金額等要素進行談判，確保所購物資符合需求計劃；否則，出現任何問題都可能會引起采購偏差，延誤工期，浪費資金，占用庫存等一係列導致工程成本增加的問題。目前我廠在采購方麵嚴格執行分級審批采購程序，采用招投標方式進行物資采購，並按金額大小分別采購：一百萬元以上的設備、材料，報集團公司統一招標采購；單項概算在五十萬以上一百萬以下上報集團公司備案、審批後自行競爭談判、招標；五萬以上五十萬以下可自行招標采購；五萬元以下的采用比價、詢價方式采購。杜絕了暗箱操作和幕後操縱。
2.2.2 從影響物資采購成本的各個角度去考慮降低采購成本的策略。對於項目所需的高價物資，要嚴格按需采購，否則一旦出現積壓，不但使庫存成本大大增加，資金周轉減慢，嚴重影響流動資金。而且喪失了資金的機會成本。這對企是業非常不利的。特別是處於基建當中的項目，資金問題是一個非常敏感和重大的問題，若因高價物資的采購不當而造成浪費，不但會影響到項目建設的施工工期，也許會造成企業的資金短缺，資金鏈中斷，給企業帶來非常不利的後果。比如像我們這樣的化工企業，一套反應釜，一台氣化爐，一個合成塔等也許就得上億的資金，那麼一旦出現差錯和失誤，則後果非常嚴重。而對於常用的一些備品備件等價值較小的物資，可采用固定批量和經濟批量原則采購。既考慮到成本也要考慮到日常儲備，以備隨時使用。對於采購周期較長的物資，要提早按計劃，以預測方式采購。對於具有時效性的物資，要根據消耗速度和保質期限確定采購數量，對於有危險性的易燃易爆物資，要采用最大儲備量分批采購。
2.2.3 對倉庫原有物資合理、充分、有效地利用，做到廢舊利庫，也是一個降低工程成本行之有效的好辦法。建設項目所需的一些常用物資，隻要規格型號等各方麵符合要求，首先考慮倉庫的留存儲備物資，這樣既可以合理利用庫存，減少庫存積壓和資金占用，又可節省一些不必要的成本支出。比如，目前我廠的醋酐項目就充分利用這項措施，並達到非常明顯的效益。像鋼材已調劑使用60餘萬元，25T/5T行車、4套電動法蘭式伸縮蝶閥等設備，利庫金額46.72萬元之多。這就在無形當中為企業有效降低了工程成本和庫存占用。
2.3 及時驗收入庫
采購來的工程物資要及時驗收入庫，以便及時核實和檢驗實際到貨的物資數量和質量，並登記正確無誤的賬目。不合格物資要及時處理，退貨或重新改造。對於直接送往施工現場的物資，倉庫保管人員和質檢人員以及領料人員也要及時清點、盤查、質檢和辦理交接手續。若工程物資不能及時入庫、入賬、盤點、交接或者賬目混亂，那麼易損易耗和易受外界環境影響的物資發生毀損或丟失，則會增加工程物資的投資成本，甚至給企業帶來巨大的損失。
2.4 加強結算管理
工程物資的出入庫核算是工程物資管理中非常重要的一個環節，沒有正確的核算、沒有真實的賬務記錄，則無法對企業的項目建設投資成本做出正確的計量和監控。特別是對采用甲方供料方式建設的單位來說，如果施工單位不及時對領用的材料等進行結算，項目建設單位則無法將料款及時扣除，那勢必造成工程進度和領用料款的不配比。這樣，建設單位很容易會形成對工程款的超額支付，將大大增加建設單位的投資風險。針對這一問題，我們采取了一係列合理有效的預防和控製措施：
2.4.1 責任具體化。工程物資從招標到簽合同，到采購，到施工單位領用物資結算完畢、直至報廢，由具體采購人負責，形成責任終身製。這樣若施工單位不辦理出庫結算手續，財務則不予供應商支付貨款，那麼供應商勢必會督促采購員為其辦理貨款支付手續，如此采購員則要督促施工單位辦理出庫結算手續。這樣，無形中則會形成一個控製鏈條，從而達到及時結算料款的目的。