立足職能 強化服務推進高校辦公室工作創新發展
廳室建設
作者：曲耀春
一、基本情況
煙台工程職業技術學院辦公室實行黨委辦公室、院長辦公室“兩辦合一”，下設文秘督查科、行政科、綜合檔案室3 個科級單位，在職幹部職工21 人。其中，辦公室副主任1 人，科級幹部4 人，工作人員4 人，主要承擔督查督辦、公務接待、會議組織、公文處理、檔案管理、文字材料寫作、信息宣傳、綜合統計、信息化建設、車輛管理和日常服務等各項職能。工作中，堅持把創新的精神貫穿於辦公室建設的全過程，開創了辦公室工作的新局麵。
二、工作創新情況
近年來，我們積極推進工作理念、工作方法的創新，不斷總結探索新形勢下提升辦公室工作水平的新途徑。
（一）立足本職，著眼大局，當好參謀和助手。辦公室是信息中心、參謀中心、服務中心，但歸根結底，一切工作都應圍繞決策服務來開展。工作中，我們始終圍繞中心，服務大局，努力在當好參謀助手、服務領導決策上有更大的作為。辦公室每年對學院全年工作進行總結和梳理，通過製發《學院年度工作要點》及《學院重要工作事項推進表》，為領導提供決策參考依據。我們結合所承擔的“高職院校人才培養工作數據平台”建設和管理工作，通過深入分析各類辦學數據，有效診斷出辦學過程存在的薄弱環節，為各級領導準確把握辦學現狀，有針對性地改進和加強學院內涵建設提供可靠依據。我們還建立了“院長信箱”和“院級領導接待日”製度，傾聽師生的意見和建議，暢通反映問題渠道。2011 年，辦公室牽頭製定學院發展規劃，編製了學院《2011-2015 年事業發展規劃》和德育工作、專業建設、師資隊伍建設、科研工作、實訓基地建設、校企合作和校園基本建設7 個專項子規劃，成為學院今後5 年辦學的指導性文件。
（二）規範管理，強化督查，確保工作落到實處。多年來，我們將製度建設的著力點放在規範、健全、完善上麵，圍繞工作需要和上級要求，建立和完善了公文管理辦法、檔案管理辦法、加強和改進信息工作的實施意見、領導幹部請銷假製度、會議製度、行政印章管理製度、車輛管理製度等30 餘項製度，從根本上建立起科學的管理機製，逐步形成了一套“有章可循、有章必遵、違章必究”的管理製度。同時，不斷探索行之有效的督辦方式，對於學院年度重點工作實行“月通報”製度，每月通報工作進展；對於學院重大決策、重要工作事項實行項目負責製，明確責任人和辦結時限，特別是對領導批示件，切實做到“批必查、查必果、果必報”，確保按時辦結，及時反饋辦理情況。督查工作中，我們堅持督查過程有立項、有督查、有報告、有通報、有歸檔的“五有”工作程序，將麵上督查與點上抽查相結合，將日常催辦與協調服務相結合，將督促檢查與調查研究相結合，將督查反饋與情況通報結合起來，不斷提高督查督辦工作的質量和水平，有效推動了學院各項工作的有效落實。
（三）豐富資源，優化服務，促進檔案管理上水平。檔案是反映辦學實情和傳承學院文化的重要載體。2010年，學院成立綜合檔案室以來，我們嚴格組織管理，堅持改革創新，推進檔案管理的規範化、製度化、現代化和科學化。我們組建了一支28 人的專（兼）職檔案工作隊伍，學院各職能部門均有一名負責人分管和一名兼職檔案員具體負責本部門日常檔案工作。我們製定完善了檔案管理辦法、檔案實體分類實施辦法、電子文件歸檔管理辦法、學院檔案管理製度等多項製度，注重利用檔案主動服務教育教學，建設開通檔案管理係統網絡平台和檔案服務網站，建立檔案數據庫，通過網絡係統可隨時提供較為全麵的檔案信息服務。我們加強對部門檔案工作的業務指導，采取定期檢查與不定期抽查的方式了解部門檔案建設情況，每學年對檔案工作進行考核評比。經過努力，學院近三年的紙質檔案材料和電子檔案材料已實現了同步歸檔，歸檔率、準確率達到100%。學院在全省高校檔案工作檢查中被評為“全省高校檔案工作優秀單位”，綜合檔案室從“省一級檔案室”晉級為“省特級檔案室”。