淺談秘書的辦文職能
秘書工作
作者：吳瑤
現代秘書工作包括多種多樣的內容，秘書工作應該具有以下10 項職能：辦文、辦會、信息調研、督促檢查、公務協調、信訪、機要、檔案、接待、交辦事項。文字秘書稱“辦文”為“行文”。研究“行文”的意義就會透徹領會“辦文”的特點。“行文”可以指“寫文”，即撰擬文書、起草文件等；也可以指“走文”，即文件的收發、運轉、傳遞等；還可以是兩種意義綜合，甚至是指由文書文件而產生的一切事務。由此可見，辦文的核心是文字工作，它的特點就是辦理圍繞文字、文件、文書所展開的工作。針對辦文工作，有對秘書人員撰製公文的要求，有收發公文的處理程序，有明確的行文規則，所以，“辦文”具有相對獨立的工作係統。
（一）概述。秘書作為領導的助手，需要清楚地認識到這個的重要性，辦文是秘書人員十分重要的職能活動。
在秘書工作中，辦文主要內容有文書撰寫、文書處理、立卷歸檔3 項，之間相互聯係，相互融合，組成了秘書工作的整體，也就是辦文工作，所以，秘書工作中最重要的內容就是辦文，即辦理圍繞文字、文件、文書所開展的工作。
（二）改進工作方式，提高辦文效率。隨著社會形勢的不斷發展，秘書工作也要進行不斷的改革和創新，應用可以提高公文辦理效率和質量的處理方法：第一，調整模式，依據不同來文內容，對其進行詳細分類，分為閱知類和批示類，與此對應，將文件處理單也分為兩類，“送閱文件單”和“報批文件單”，嚴格區分了文件的送閱和報批程序；對“省委督辦通知”也進行細分，可以分為“批示事項”和“交辦事項”兩種，保證全麵落實領導的文字批示和口頭交辦事宜。第二，調整載體。為了讓領導及時了解全局工作情況，可以摘錄領導的重要批示、重要會議內容、重要工作等，將其及時送交領導。在實際工作中，各地送來的文件、簡報、信息多種多樣，有的甚至存在較長篇幅，因此，針對這一現象，也可以對上述內容進行重點摘錄，一天發布一期，並及時送交領導查閱，不但可以解決公文繁多的問題，而且提高了辦公效率。第三，調整節奏。為了最大程度地提高辦文效率，要求上午的事情必須中午前處理完，下午的事情必須晚上前處理完，在辦文製度方麵，可以應用首問負責、限時辦結、零差錯和反饋報告等方法，對於較為重要的公文和事項，馬上交由領導處理，切實做到公文的及時上報、全部上報、正確上報，確定專人負責處理密級文件，並做好清退工作。
（三）緊扣中心工作，積極輔政設謀。從秘書工作的表麵現象來看，公文辦理隻是文件的傳送，但深入研究此項工作的實質，可以看出，公文辦理實際上可以幫助領導處理政務。因此，在公文辦理工作中，要有工作重點，以大局著眼，發揮自身參謀作用。第一，超前謀劃。在召開重大會議前，公文辦理人員應該提前了解有關會議情況，會議過程中認真領會會議精神，及時完成傳達提綱，預先完成學習會議精神的通知，提前完成會議精神學習方案，提前準備好學習中央會議精神的各項工作，提高工作效率。同時，確定一些調研項目，開展調研活動，確定某項重點工作的決定時間，把調研報告經過整理，發送全省範圍內，以便及時提供各種決策參考。第二，周密參謀。對於不同地區送來的公文，不能進行簡單報送，應該做好提前查閱工作。如，在處理同類事項時是否依據了有關文件；中央部門對於此類事件的處理方法；其他省份是如何處理此類事件的；我們以前是如何處理此類事件的等。再有，可以適當壓縮各地上報的材料，製訂擬辦意見，同時要附以報告和各種情況說明等，保證所提意見科學合理、有充實依據、簡明扼要。如果公文內容涉及多個部門，在遇到不同部門間意見不能統一時，應該預先做好溝通協調工作，在意見一致後再上報。第三，跟蹤反饋。針對各種重大決策、重點工作、重要批示，督查部門要及時做好督辦工作，跟蹤調查執行情況，認真反饋事態的發展。不宜列入督辦的內容，可以指派專人負責跟蹤，認真反饋執行結果。