加強工程項目檔案管理的有效途徑
檔案工作
作者：佘莉
當前，工程項目檔案管理工作問題叢生，難以為企業提供準確有效的信息資源，對企業長遠發展不利，所以要加強工程項目檔案管理。所存在的問題主要有：一是檔案人員素質偏低。在工程建設企業中，普遍缺少專職檔案管理人員，涉及工程項目的相關資料也由不同部門的人員保管。極個別企業設有專職檔案管理人員，但是整體素質偏低，對檔案管理的重視度不高，缺乏對相關檔案業務知識的掌握，在檔案資料的收集、整理、歸檔方麵既不規範，又不成體係。這就導致在工程項目後期，相關資料容易缺失，從而給企業帶來損失。二是檔案管理意識淡薄。長期以來，工程建設企業把目標放在直接經濟效益上，而忽視了如檔案管理之類的重要信息管理工作，檔案管理部門甚至一度成為企業邊緣部門，這就是典型的檔案管理意識淡薄問題。三是檔案管理技術薄弱。隨著信息化技術的發展，設計、施工圖紙都是通過計算機終端完成，除了必要的紙質檔案管理，對電子檔案的管理要求也相應有所提高。但是，當前許多企業在工程項目檔案管理方式仍是手工操作為主，簡單運用office 軟件為輔，這樣的管理方式在對相關數據的檢索、瀏覽、分析上就顯得捉襟見肘，效率低下，缺乏專業性、技術性。
一、工程項目檔案管理的重要性
（一）工程項目檔案是工程項目的有機組成部分。工程項目檔案貫穿工程項目始終，是工程項目的有機組成部分，主要體現在施工前、施工中、工程竣工3 個階段。1. 施工前形成的檔案資料主要有2 個方麵，一個是工程立項文件，它真實記錄了工程項目決策、審批、確立過程，是項目預算編製及招投標的依據。另一個是在項目預算、概要設計、招投標過程中形成的文件資料，是項目勘測和設計的依據。2. 在施工中又會產生建築材料送檢的檢查報告等文件。3. 工程竣工後，在驗收過程中會形成一係列驗收文件，作為對工程實質考核的依據。
（二）工程項目檔案管理是質量控製的重要環節。工程項目檔案管理作為工程項目的一個動態過程，它的目的是詳細記錄工程建設全過程，確保信息資源的及時跟進，控製工程質量。總的來說，工程項目檔案管理通過對人員、機械、材料、環境及工藝5 個方麵對質量進行控製。因為在工程項目檔案的收集編製範圍內，詳細記錄了工作人員是否通過專業培訓持證上崗、工程建設機械是否符合建設需求、建築材料是否合格、施工與竣工通過影像所反映的場地環境變化、施工日誌所反映的各項工藝等。隻有做好這些檔案資料的管理，才能有效控製質量。
（三）工程項目檔案是工程項目質量的直接反映。隨著量化分析和精細化管理的推動，工程項目質量在適用性、安全性、經濟性、耐久性、可靠性等方麵都有了一係列的精確評價體係。而工程項目檔案的詳細記錄，就是全麵評價工程質量的最好依據。比如，在工程竣工後，對隱蔽工程的評價，就必須依靠該隱蔽工程掩蓋前的圖紙、照片、錄像及現場記錄等檔案資料。