淺談成品油銷售企業檔案工作
檔案工作
作者：夏颯颯
在上中下遊一體化的綜合型能源公司中，成品油銷售企業屬於下遊板塊，主要負責區域內成品油（包括汽油、柴油、潤滑油及燃料油等）的批發、零售，以及加油（氣）站、油庫網絡開發工作。一般而言，下遊板塊會按照區域劃分為若幹個省級或直轄市級銷售分公司。本文所談的成品油銷售企業檔案工作即指省級或直轄市級的成品油銷售企業檔案工作。
一、檔案工作組織體係和隊伍建設
檔案工作應建設符合企業經營發展需要的檔案工作組織體係。不同省級或直轄市級的成品油銷售企業規模和組織體係不盡相同。據調查，某大型石油公司所屬廣東、上海和安徽3 個省級、直轄市級成品油銷售公司的企業規模和組織體係存在一定差別。結合企業規模和組織機構特點，上述上海銷售公司檔案管理模式可采取一級管理，廣東、安徽銷售公司可采取二級管理。
一級管理，是在公司本部設立檔案機構（科、室、館），機關各職能部門和地市級分公司作為歸檔單位，定期將檔案移交本單位檔案部門集中保管。一級管理適用於地市級單位少且地理位置相對集中的單位。如上海銷售公司設立了綜合檔案室，管理公司所有類別檔案（人事檔案除外，人事檔案由人事組織部門管理）。在機關14 個處室及6 個所屬分公司配備了兼職檔案員，負責本單位檔案的歸檔移交。
二級管理，即“集中領導、分級管理”，是公司本部設立檔案機構（科、室、館），各地市級公司分別設立檔案機構（科、室、館）。機關檔案機構負責本機關檔案保管以及對各地市級檔案機構進行業務指導、監督和檢查；地市級公司檔案機構負責本單位檔案保管。二級管理適用於地市級單位較多且地理位置分散的單位，如廣東銷售公司、安徽銷售公司。
從以上成品油銷售企業檔案機構設置來看，檔案人員比較精簡，專職人員少，兼職人員多，人員流動性比較大。但相對來說，人員隊伍年輕，學曆高，工作熱情高、效率高，工作具有開創性。在與部分銷售企業檔案專職人員進行交流後發現，檔案人員大多對檔案工作充滿熱情，有幹勁，有責任心，具有基本職業操守，合理規劃本單位檔案工作，但由於兼職工作多，往往力不從心。此外，檔案人員流動性大，工作缺乏連貫性，檔案工作整體水平和效果不佳。
檔案工作是長期性、持續性的工作，穩定的機構和人員是保證檔案工作可持續健康發展的基礎。成品油銷售企業檔案工作整體水平薄弱，從根本上來說，是缺乏獨立穩定的機構和人員支撐。因此，我們建議成品油銷售企業應根據自身企業規模設置與之相適應的機構和人員。檔案人員數量可根據企業自身規模來確定，可結合銷量、加油站數量、二級單位數量等因素統籌考慮。檔案人員應享受與相關專業技術人員或管理人員同等待遇，包括職務晉升、職稱評定以及薪酬待遇。
二、檔案基礎業務工作
檔案基礎業務工作可以簡單概括為“收、管、用”。根據成品油銷售企業業務特點，其檔案類別主要有文書類、建設項目類、會計類、聲像類及實物類5 大類。相較於油田和煉化企業，類別簡單，便於管理。目前，3 家銷售企業檔案分類基本取消三級類目，檔案目錄信息和電子文件均通過總部統一設計推廣的檔案信息係統完成。
根據對3 家銷售企業基礎業務工作的評價檢查結果來看，檔案基礎業務工作總體評價結果是優良，主要表現在檔案能按時歸檔、科學整理；檔案庫房基本達到八防要求，檔案能做到安全保管；檔案的目錄信息和正文能按要求及時錄入檔案信息係統，檔案利用快速便捷。但也發現，在檔案基礎業務的某些環節工作還不夠精細，比如檔案收集環節，雖然實行了歸檔範圍確認製，但對確認製的認識還不夠準確，執行也不夠到位；檔案庫房的消毒防盜等措施還有缺失，為檔案的長久安全保管埋下安全隱患等等。針對以上問題，建議從以下幾個方麵加強基礎業務工作：