高校辦公室工作中的非語言交際
辦公禮儀
作者：明蕾
隨著高等教育的內涵式發展和高等教育改革的逐步深入，高校的內外交流活動日益頻繁，高校辦公室交際圈之廣泛、交際對象之複雜日益凸顯，與之相適應，高校辦公室的交際職能則被賦予了更高的效能要求和更豐富的信息內涵。更確切地說，高校辦公室是參與校務、辦理事務、管理文務、準備會務、溝通協調、提供服務的綜合性樞紐，是對外聯係和同社會各界溝通的形象窗口。諸如此類的工作，都離不開良好的協調和交際能力。除良好的語言交際能力之外，辦公室人員學會一些與具體環境相適應的非語言交際行為，對提高工作效率有著不容忽視的意義。
一、非語言交際
（一）非語言交際的內涵及功能。非語言交際是指交際者運用言詞之外的所有行為向對方傳遞信息、表達情感的過程，更準確地說它是“在一定交際環境中語言因素以外的、對輸出者或接受者有信息價值的那些因素”。在交際過程中，語言交際傳達思想內容，非語言交際則伴隨著語言交際進行，用表情、態勢等形體語言連續傳達某種信息或加強意義的表達，但無法用一套完整明確的符號係統進行記錄。學者們一般將非語言交際的功能歸納為6 個：補充、抵觸、重複、調節、代替、強調。
（二）非語言交際的類型。不像語言交際隻有口語和書麵語兩種形式，非語言交際的內容涵蓋麵廣，分類繁多，如西方學者J.condon 就將跨文化交際中引起人們注意的非語言交際歸納為手勢、麵部表情、姿勢、服裝發式、行走姿勢、體距、體觸、眼色交流等24 種；J.Ruesh 和Kees 將非語言交際分為手勢語、動作語言和客體語言3 類；Knapp則將非語言交際分為身勢動作和體語動作、身體特征、體觸行為、副語言、近體距離、化妝用品和環境因素7類；薛常明對非語言交際係統整理為時空利用、身體行為、聲音行為和環境語言4 類。
畢繼萬從跨文化角度將非語言交際分為非語言行為和非語言手段兩類。
前者包括體態語和副語言，後者指客體語和環境語。體態語指姿態、禮節動作（微笑、握手等）、人體各部分動作（頭部動作、麵部表情等）所提供的交流信息；副語言包括沉默、話語轉換和各種非語言聲音。客體語指人的修飾（衣著、身體氣味等）、家具和車輛所提供的交際信息；環境語涉及時空信息、室內裝飾、聲音、燈光和顏色等。
二、高校辦公室工作的非語言交際行為非語言交際研究帶頭人之一的萊伊.L. 伯德克斯戴爾曾分析，在兩人的對話中，通過語言傳達的信息，不過占整體的35%，剩下的65% 則通過談吐風度、動作、姿勢、與對方的距離等語言以外的手段傳達。還有研究表明，當語言和副語言出現矛盾時，對方主要依賴於副語言信息。而現實是，在高校辦公室實際交際行為中，工作人員往往重視語言交際而忽視非語言交際，對非語言行為及手段更是關注甚少。高校辦公室環境下的交際行為和社會環境下的日常交際行為很大程度上類似，都離不開語言的交流，但也有其固有的特點。
（一）高校辦公室交際環境。同一般社交環境相比，高校辦公室屬於強交際環境，即大部分信息存在於環境之中或交際者身上，言語符號中涵蓋的信息量少，因為高校作為一個特殊的社會單位已為交際雙方所熟知，無須牽扯一些讓雙方煩躁厭倦的話題。如某招聘企業到某高校就業指導中心洽談招聘事宜，言語上就會直奔主題，協商招聘的時間、地點、場所布置等，而不會詢問校史校規等背景信息，言語符號包含的信息量單一明確。在這種交際環境下，非語言交際從很多方麵配合語言交際傳遞語言之外的諸如交際雙方的思想活動、品質性格等很多信息，如交際雙方飽滿的情緒、友好的態度、恰到好處的身體動作等非語言行為表現方式，都能為交際活動創造和諧的氛圍，增強交際效果。