企業人事檔案管理的現狀及發展方向和管理設想
圖書與檔案
作者：田紅
[摘 要]人事檔案是企業員工信息的重要載體，曆史全麵地記載著員工的基本情況，反映著每一個員工個人經曆、能力和德才的綜合表現。準確、齊全、完整的員工人事檔案是企業全麵考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，特別是對專業技術人員職稱晉升、幹部選拔方麵有著重要的意義。人事檔案具有法律效用。認真搞好人事檔案管理，就能為企業決策者提供準確、齊全、完整情況。應該說人事檔案管理在現階段和今後一個相當長的時期，無論對企業和個人都有不可替代的作用。本文是企業人事檔案管理人員，在新形勢下搞好人事檔案管理工作的一些想法和思路。
[關鍵詞]企業；人事檔案；發展方向及管理設想
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）35-0214-01
人事檔案是企業人事管理活動中形成的，以個人為單位組合起來，以備考察的文字材料。人事檔案是企業員工信息的重要載體，曆史、全麵、真實地記載和反映著員工個人經曆、能力和德才的綜合表現。人事檔案包括員工的登記表、勞動調配材料、調資材料、考核、考察、任免材料，學曆記載材料、參加中國共產黨、共青團及民主黨派材料，獎懲材料，政審材料，個人誠信材料，等九項內容。就企業而言，準確、齊全、完整的員工人事檔案是全麵考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，特別是對專業技術人員職稱晉升、幹部選拔方麵有著重要的意義。就勞資培訓檔案管理而言，認真審閱接收、收集整理員工人事檔案管理就能為企業決策者提供準確、齊全、完整情況，為合理配置人力資源提供有力依據。就企業員工個人而言，檔案反映的是人生的曆程。是記載人生軌跡的重要依據。它真實記錄著每個人在學習、工作中的成就及過失。是評價一個人最基本、最權威的證明材料，，具有法律效用，根據這些材料，開據各類證明是檔案管理工作中很重要的一項工作，哪些證明能開，哪些證明不能出據都要嚴格按照檔案管理製度和政策辦事。還有實行養老保險社會統籌之後，參加養老保險統籌還須通過人事檔案管理中記載的年齡，工齡來確認，因此，人事檔案管理在現階段和今後一個相當長的時期，無論對單位和個人都有不可替代的作用。
第一章提高企業員工對人事檔案管理工作重要性的認識
1.1加強人事檔案管理的宣傳力度，提高企業員工對人事檔案管理重要性的認識。利用多種渠道向企業員工宣傳有關人事檔案利用方麵的知識，要讓員工充分認識到，人事檔案是反映員工綜合素質的一個重要方麵，是企業或用人單位選賢舉能的重要依據，是對員工本人進行定位的重要參考，是出據各種證明材料的依據。人事檔案管理並不是可有可無的，它對員工今後的工作，生活方麵都有著極其重要的影響。
第二章人事檔案管理工作要製度化、規範化、現代化
2.1、隨著企業規模的不斷擴大，人事製度改革和人員模式改變，也給人事檔案管理的管理模式提出了要求。檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。首先人事檔案管理的工作要嚴格執行人事政策和規定，遵守人事檔案管理規定，並不斷完善人事檔案保管製度的基本內容，通過製定和貫徹各種標準、規範，檔案材料收集、歸檔和鑒別方麵規範化管理。人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規範化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方麵進行認真細致的鑒別，對於不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對於不屬歸檔範圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。保證人事檔案管理工作為企業和職工發揮最大的作用。
2.2、傳統意義上人事檔案管理現代化主要是指人事檔案管理庫房、人事檔案管理設施設備等現代化以及人事檔案管理載體保管保護水平的現代化。如：在硬件上配置一些空調、除濕機、設置防火、防盜的自動監控係統。還有就是我們在這裏提倡的人事檔案管理現代化，是建立在先進的管理技術、共同協作嚴密的基礎上的人事檔案管理工作現代化。隨著人事檔案管理事業的不斷發展，給保管和利用帶來一係列問題。同時，利用者也對人事檔案管理工作提出了更高的要求，人事檔案管理工作現代化、就是利用計算機逐步使人事檔案管理信息的完善的過程。信息化是人事檔案管理工作的重要管理平台和技術支撐，實現人事檔案管理信息資源是人事檔案的發展方向。檔案管理信息化是以檔案原始資料信息為基礎，開發一些信息軟件，利用現代化工具使人事檔案管理資源信息化；，規範人事檔案管理信息的記錄和存儲，使人事檔案管理有效提高查閱率，節約利用者查閱人事檔案的時間，提高服務質量，提高人事檔案統計工作的效率。提高人事檔案管理的使用價值，為檔案工作有法可依，有據可查奠定基礎。