淺析高職院校教學的信息化檔案建設
圖書與檔案
作者：劉永柱
[摘 要]高職院校信息化檔案建設是高職院校在改革和發展過程中必然要經曆的一個過程，目前高職院校的信息化檔案建設方法比較弱，對其重視還不夠，缺乏高素質、高水平的檔案建設人才，為了解決這些問題。本文分析了高職院校的信息化檔案建設的優勢和劣勢，探索了在當前條件下高職院校信息化檔案建設的要點。
[關鍵詞]高職院校；信息化檔案建設
中圖分類號：TF306 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）35-0215-01
一、高職院校檔案管理信息化的優劣分析
首先，檔案信息化管理可以便利檔案業務工作，提升教學管理工作的效率。如果教學檔案實現信息化，那麼教師可以在網上直接查詢和下載資料，非常便捷。在紙質檔案管理時期，教師要查詢某個學生的注冊信息或者基本信息，教師要去檔案室查找該學生的信息，如果檔案尚未來得及歸檔，教師還要去學籍管理科去查找學生的注冊信息，這耗費了教師大量的時間和精力。在教學檔案信息化之後，教師想要查找一個學生的信息，隻需要在網上輸入其姓名和學號即可。信息化檔案建設之後，學校的很多工作都可以在網上進行，每一學期教師的任課情況、多媒體教室的占用情況、每一個班級的課程安排、每一個學生的各科成績都可以在網上通過網絡檔案查詢得到。信息化檔案建設還具備數據導出功能，教師和學生可以將數據打印出來並進行精確的數據分析。教師可以通過自己的賬號去查詢自己的授課任務和課程安排，學生可以通過自己的學號了解到自己以往考試的成績以及學分。學生在畢業之後，網絡可以自動形成學生在校期間的整體檔案。由此可見，高職院校的信息化檔案建設不僅僅可以為教師、學生提供便捷的服務，還簡化了教學流程，減輕了教學強度，使得教學管理工作變得大為輕鬆。
其次，高職院校的信息化檔案建設可以突破紙質教學檔案在時間和空間上的限製。紙質檔案查詢需要檔案管理人員在職監督，並且教師隻能到檔案管理室進行查閱。而信息化檔案建設則意味著隻要在授權的範圍內，可以不受時間和地點的限製，隨時隨地查閱使用檔案，隻要教師和學生有需要，就可以隨時進行檔案查詢，這大大地方便了教職工，將檔案管理工作推進了新的發展時期。
另外，在信息化檔案建設的過程中還有一些問題需要我們注意：各高職院校小信息化檔案建設的過程中要注重安全性。教學檔案信息化過程中必然受到網絡的衝擊，安全性受到一定的威脅，學校要在人力和物力上進行必要的投入，建立其監控機製。提升管理人員的保密意識，建立安全保密的製度。高職院校可以招聘和吸納精通現代信息技術的專職人員，在網絡安全保障和機器設備上增加投入。高職院校應該對病毒和黑客進行嚴密的防範，做好檔案備份工作，建立風險預警機製，發現問題要及時解決。信息化檔案建設如何實現安全管理一直是高職院校信息化檔案建設的一個重點和難點。
高職院校應該在分析信息化檔案建設的優劣之後，探討信息化檔案建設的對策和方法。
二、實現高職院校教學檔案管理信息化，網絡化的途徑
（一）高職院校可以建立信息化檔案管理製度，增強對信息化檔案建設的培訓，豐富教學檔案的內容
建立教學檔案信息化、網絡化管理製度，規範教學檔案的分類範圍標準，規定信息數據采集填報人員的身份、權限，以確保教學信息資料的真實性，準確性，規定數據填報的程序要求，規定教學數據來源的責任部門及人員，規範填報數據的標準，將教學數據的采集報送工作程序化、製度化，製定高職院校教學數據采集員的培訓製度，規定教學數據采集員即是教學管理人員又是各院部兼職教學檔案管理人員，根據數據平台要求製訂工作流程，落實檢查和考核製度，使教學檔案信息化采集管理形成固定模式。