論如何做好中學檔案管理的信息化建設
管理縱橫
作者：劉曉傑
【摘要】學校檔案館作為國家檔案事業的重要組成部分，切實加快學校檔案管理的信息化建設工作將對國家整個企事業單位檔案信息化建設具有重要的推動作用。具體層次來說，做好學校的檔案管理現代化管理可以大量節省學校的人事行政管理資源，對提高教學質量和師生管理工作具有重要意義，本文將針對目前廣大中學校園檔案管理的信息化建設所存在的問題進行詳細分析，並提出切實可行的改進措施。
【關鍵詞】中學 檔案管理 信息化建設
隨著我國開始實行九年義務教育製度，標誌著我國的基礎教育規模與水平有了較大提高，這既是對國民素質教育的重視，也為現有基礎教育提出了更高的要求，這種發展不僅體現在教學水平上，也體現在教學行政管理上，作為行政管理的重要組成部分，為了適應信息化時代的發展要求，檔案管理信息化建設勢在必行。
一、當前國內中學檔案管理信息化薄弱的原因
雖然在我國科教興國政策的指導下，我國的教育事業有了長足的發展，但隨著信息化的到來，基礎教育尤其是中學的教育管理工作還存在著諸多弊病，出現了管理水平落後於教學水平的現象，信息化提出了多年，但遲遲沒能取得實質進展，主要原因有以下幾個方麵：
（1）思想意識層麵。這是導致中學檔案管理工作進展緩慢的根源所在，大多數學校、家長以及社會的大環境極為重視學生的學習成績，這就導致學校的一切工作都是以學習為中心展開的，對於檔案管理乃至行政管理都缺乏重視，經費分配、設備支持、人員配備都難以滿足需要，各方麵思想意識的落後導致檔案管理工作的信息化建設成為一紙空談，無法落實。
（2）技術層麵。一方麵，雖然信息化時代的網絡技術與數字化技術已經相對成熟，各種大、小網站的運營已經數不勝數，但不可否認的是具體到學校這樣的企事業單位，具有較強網絡信息化技術的工作人員並不多，特別是教育經費並不充足的學校，難以抽調出足夠的資金用於向專業公司尋求技術支持，更多的是依靠學校內從事計算機技術教育的老師進行解決；另一方麵，即使是管理體係建立起來，但由於大多數學校對檔案管理信息化的理解還停留在將紙質檔案錄入計算機的初級階段，在後續管理上並未能充分發揮出信息化管理的強大潛力，實現了信息化，但卻實現不了信息化管理，這也是大大製約我國中學檔案管理工作發展的原因之一。
二、如何實現中學檔案管理的信息化建設
（1）加強檔案基礎建設。檔案管理不僅僅是單純的行政管理工作，更是關係到學校教學質量，為此，校方應該給予充分的重視，將檔案信息化建設納入學校的基礎設施建設規劃中，給予其強大的基礎設備的支持和工作上的政策支持。首先，應對學校的檔案信息化管理製定出嚴格規範的規章製度，雖然我國對學校的這方麵管理章程還沒有出台，但學校可以根據自身情況製定一個適用於自身的管理製度暫行條款，對檔案信息化管理的流程做出詳細規定，對於檔案管理流程中具體經手人需要承擔的責任和可以行使的權利做出明確規定，做到具體工作責任到人，真正實現管理的全程規範化；其次，加快實現辦公自動化，信息化是以計算機運行為前提的，文書檔案在建立、接收、審核中都需要用計算機，計算機自帶的檢索工具可以方便快速地完成檔案的查找、刪改，可以有效提高檔案的管理效率；最後，加強電子檔案管理。電子檔案管理不僅可以加快檔案的調動效率，還可以實現管理過程的透明化，真正實現管理全程監督。