開會能不能省一省？
首先，我們必須檢討開會的必要性。召開會議是否符合規定，能否促進協調、溝通及集思廣益，對工作推動及目標達成有無必要，在時效上有否其他更有效的替代方式？倘若以電話、公函或會簽等方式可以產生預期效果，會議主持人或出席人員不能充分準備、時機不適當以致會議肯定不能產生預期效果，召開會議的花費太大，就應該以其他方式來取代會議。現在許多跨國跨區的公司，會議人員召集的可能性或成本都是一大挑戰，於是，利用網絡討論區，先行收集與會人員意見後彙總，再來開會或取代開會，都能大大提高會議的效率與效能。
整個會議管理的內涵包括：會議的對內對外管理，會議結論的決策模式，會議成本估算，會議的規劃、準備、組成與規則，會議的流程與控製，會議的參與及發言、共識引導，會議決議的追蹤落實，等等。其中要特別注意的是兩件事。第一，會議的決策模式是影響決策質量的關鍵。一般而言，會議必須遵守“力的原理”，亦即會議的最後決定，必須是代表最多數意見的決定，也稱為“服從多數原則”。其次是“理的原理”，在服從多數的原則下，少數者的權利，亦不應受到打壓，此稱為“尊重少數原則”。多數決策的模式，是效率最高但質量卻絕不一定能確保是最好的，例如用在戰略的製定或頭腦風暴時，許多少數或奇特的想法，在會議有限的時間內，未必能夠獲得廣泛的支持與理解，這時如果主持人徑自付諸表決，有可能會斷送一個寶貴的點子，這時就不如擱置留待進一步的評估。此外，高層會議如董事會會議，每位董事的意見都極為重要，如果董事會的決議，動輒需要看表決結果而不是董事們的共識與妥協，動輒表決隻會種下日後嚴重衝突的後果；此時應該休會尋求溝通與共識。所以，舶來的力的原理與少數服從多數，未必是最好的決策模式。西方運用票決的合宜性，原本就比東方來得高，也來得習慣。
第二，會議成本。會議成本應該包括直接成本，如召開會議的準備成本、會議室的成本（租金或內部轉撥計價的成本、水電與設備裝潢折舊）、與會人員的成本。間接成本，如與會人員因為無法工作所流失的產能、額外加班或因為會議延誤工作的加班成本、影響他人的成本或其他流失的機會成本，等等。
沒有任何一項規定（包括最嚴格縝密的上市公司規範或ISO）要求公司必須製定具體執行的會議管理辦法，但會議的管理，確實應該在公司內部製定章程或相關會議管理辦法，來規範公司內的各種會議類別及分級、會議原則與規定、會議決議及追蹤（這才是開會的目的）、會議記錄與存盤規定（含記錄內容要求規格）、會議室管理，等等。會議的真正精神所在是借著會議的進行過程，通過人與人之間智慧的交流，情感與理性的良性互動，產生互信與有價值的共識，作為行動的共同根據。然而，“一人一把號，各吹各的調”、“會而不議、議而不決、決而不行、行而不果”的事實總是天天上演著。要做好會議管理，除了有清楚的管理規範與訓練外，最好是養成能不開會就以其他方式取代的習慣，做好時間管理，追蹤會議決議的執行。我的一家客戶，為了解決會議泛濫的問題，就想出兩個挺有效的殺手鐧第一步，在每一間大小會議室中張貼該會議室每小時的開會成本，第二步，會議室內什麼都有，就是沒有椅子，大家站著開會。