專欄
作者：於泳泓
“如果我會死，我希望死在會議上。因為由生到死的轉變，沒有人會查覺到。”一句西方俗諺，道盡了現代人對於會議的無奈。
舉凡研究事理之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循一定之規則，謂之會議。因此，會議有三個基本要件：①必須是研究事理之解決；②必須三人以上；③必須依循一定之規則。
議事學基本原則，指引了一般會議管理的規定以及我們主持或參與一些會議的基本精神，它包括：（1）有議事規則的存在，係為增進業務處理與提升合作協調，（2）會議中所有的會員擁有平等的權利與責任，多數的一方有權做決定，少數的一方有權做辯護，（3）法定的會議規則必須有足夠的法定人數；（4）每一項動議必須經過自由而充分的討論；（5）會議的任何時候，一個時間隻能討論一個問題；（6）在任何時間，每位會員都有權利知道現在正在進行中懸而未決的問題，同時在表決前加以重述；（7）會議中的會員發言，必須得到主席的許可；（8）對同一個問題，在他人第一次發言尚未結束之前，任何人都不可以要求第二次發言；（9）會議主席必須嚴守公正立場沒有偏頗。
這些議事學的基本原則，用於組織會議時，雖然顯得過於嚴格縝密，但大方向卻是正確的。在我們的組織或企業裏，天天發生著的各式各樣的會議，涉及每一個人的日常工作、涵蓋重要的組織策略製定，所以未接受正式會議訓練的入，也都習以為常地被認為能夠處理會議問題。據我個人的觀察與統計第一，越是高級的經理人，花在會議上的時間就越多，平均來看，他們平均有30％以上的時間用來開會，接下來就是與會議脫不了關係的會前準備與會後追蹤；第二，越是經常負責召開會議的人，他們主持或管理控製會議的情況，就越有改善的空間，能掌握好會議的人，還真的是少數。
有人將會議的組成，用“豺狼必與綿羊羔同居，豹子與山羊羔同臥；少壯獅子與牛犢，並肥畜同群”（《聖經·以賽亞書》11章6節）來形容，有點諷刺，卻頗為生動。在會議的組成中，由一群不同職位、不同專業、不同立場、不同心理預期的人，聚集在一起為了達成某些程度的共識或結論，先天上確實是有它的難處。所以，會議管理變成經理人的必修課，主持會議就變成領導者一定要下功夫去學習的基本能力。你會開會嗎？
國人開會常見的問題，從隨性開會、不了解或缺乏會議規範、變成主席或某位出席者的演講會、變成演講比賽、會議中為發言而發言、為反對而反對、為捧場而參與或同意、為奉承或出風頭而臨時動議，到最後會而不議、議而不決、決而不行、行而不果，這些都是稀鬆平常的事。
會議主持者的特質，必須果斷堅毅，態度誠懇，立場超然，他必須做到時間與步調的掌握，依計劃時程宣布開會、散會或休息，按照程序主持會議的進行。還有困難的是必須維持會場秩序，並確保議事規則之遵行，讓多話的適可而止，讓無言的敢於表達，答複並麵對會議中的詢問與質疑，及決定權宜問題與秩序問題，將議案付諸討論及表決，並宣布表決結果甚至於完成法定程序。要完成以上這些事情，會議主持者必須擁有相當的IQ（智商、包括專業與經驗）、EQ（情商，包括風度、學養與氣氛控製）及RQ（RelationshipQuotient，人際智商，包括信賴程度與立場），然後又要能夠臨場反應，亂中有序。再次是與會的人，會議對他們的挑戰相比較小，但也必須在會議前做足功課，必須充分閱讀會議數據，準備會議的發言與既定目標，然後與會時遵循會議規則清楚表達。