設計院辦公自動化設計與應用
技術應用
作者：李亮
摘要：對設計院辦公類活動進行自動化設計和應用的這一高新科技是計算機技術迅猛發展的結果，是計算機技術根據設計院辦公的一些特點進行歸納、設計出的一種適用性強的技術，這類技術通過利用計算機技術的強大優勢，更容易輕鬆地處理不斷增多的公文、報告、數據等電子類工作，提高我國的信息化辦公的能力。
關鍵詞：設計院；辦公自動化；辦公自動化設計
中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）23-0037-02
當今的社會可謂是一個全信息時代，計算機網絡的發展給我們的生活產生了極大的影響。人們傳統的生活、工作以及學習方式都發生了一定的變化，出現了信息爆炸、網上購物、數字住宅、網絡辦公、無線上網、網上旅遊、國際互聯、遠程教育、遠程醫療、電子商務、虛擬社區等一些新方式。其中因辦公自動化能夠將辦公信息和工作流程進行有效管理，實現管理信息的資源共享，能夠提高工作的效率。辦公自動化如此多的優勢，使其成為很多的企業、公司和院校等一些辦公單位所要廣泛應用的一項技術。因此，辦公自動化從設計到應用整個環節都受到廣泛關注。
1 辦公自動化概況
1.1 有關辦公自動化定義
辦公自動化是由OA（OFFICE AUTOMATION）英譯過來的一個科技名詞，它是電腦科技飛速發展的一個重要產物。辦公自動化主要是根據工作流的有關概念和工作原理，借助Internet/Intranet等方麵的技術，為企業內部員工方便快捷地提供共享資源，提高員工之間協同作戰的能力的這麼一項高新技術。相對於傳統複雜、低效率的手工辦公方式，辦公自動化在信息采集、信息處理等環節實現了迅速和全方位的優勢，成為企業管理以及企業決策的一個重要的參考依據。通過一些應用軟件為企業的日常辦公、協作以及企業人員之間協同工作提供支撐的平台。
1.2 辦公自動化功能的設計
對於辦公自動化的功能設計主要是從訪問控製模塊、工作流管理模塊、每部短信模塊、在線視頻會議模塊這四個部分來著手。根據各自模塊的工作特點，采取一定方法來進行相應的自動化功能設計。這四個部分涵蓋了辦公自動化的所有職能，這些職能是對傳統的辦公室工作的改良和提升，提高了辦公效率，有助於實現辦公的現代化。
2 辦公自動化在我國的發展情況
辦公自動化在我國由產生至今先後經曆了以下四個發展階段，在每個階段中，辦公自動化動獲得了一定的發展，辦公自動化的各項功能不斷地趨於完善，具體內容如下：
2.1 桌麵辦公時代
桌麵辦公時代是辦公自動化發展的第一個階段，該階段主要是通過Lotus1-2-3、WPS、MS Office軟件等來運行和工作，在這個階段，辦公的方式由手工轉向了電腦，工作效率得到一定的提高。
2.2 E-mail及群件的時代
E-mail及群件的時代是辦公自動化發展的第二個階段，在此階段中，辦公自動化功能不斷增加，能夠實現一些交流與共享，同時一些基本的流程管理也由此階段產生。辦公自動化在此階段的辦公軟件也有所提高，先後出現了Lotus Notes、MS Exchange及各種E-mail軟件和
係統。