電算化會計的內部控製研究
財經縱橫
作者：廖麗明
摘要：隨著軟硬件和網絡技術的發展，實行電算化會計成為經濟社會發展的必然趨勢，由於崗位設置以及電算化會計固有的缺陷等原因，導致電算化會計在工作組織或業務實施中出現會計信息失真、不合理、不合法等諸多問題。因此，本文針對存在的問題進行了認真思考，並指出在電算化會計環境下內部控製製度建設是根本，而完善相關崗位設置是保障。
關鍵詞：電算化；會計；內部控製研究
中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01
一、電算化會計內部控製概述
1.電算化會計內部控製的主要內容
電算化會計內部控製主要包括電算化係統開發控製、係統的安全控製和操作人員崗位控製。係統開發控製主要是指係統在正式投入運行和完善修改時，在申請和測試階段必須進行一定的審批手續。係統的安全控製是指電算化會計需要采用安全手段來保護係統數據和操作程序，防止數據丟失或操作程序錯誤造成會計資料丟失或數據被篡改，係統的安全控製是電算化會計內部控製中的最重要的環節。操作人員崗位控製是指應將程序設計、計算機操作、維護管理人員等職務予以分離，減少利用計算機進行會計舞弊的可能性。
2.實行電算化會計內部控製的必要性
電算化會計信息係統在賬務處理流程上與手工會計信息係統不同，其風險程度更高，所以實行電算化會計內部控製比手工會計信息係統更有必要性。一是實行電算化會計後，許多業務處理程序簡化，更依賴於內部控製來解決會計的內部牽製製度問題。二是電算化條件下，會計的權限分工的主要表現為口令授權。口令更容易被冒用，一旦被竊取，便會帶來巨大隱患。三是電算化會計的快速發展，從單機操作逐步向網絡化發展，遠程報賬、遠程報表、遠程審計逐漸成熟，也使電算化會計信息係統出現許多新的特征。同時隨著ERP在企業中的逐步實施，為電算化會計賦予了更多的新內容。因此，建立完善電算化會計內部控製既有緊迫性又有必然性。
二、電算化會計係統下內部控製存在的問題
1.現有會計工作崗位設置和電算化崗位需要不符
按照財政部頒布的《會計工作規範》要求，會計機構應設置財務部門負責人、出納會計、工資核算會計、成本會計、總賬報表會計、稽核會計和檔案管理等，以滿足各崗位內部控製規範的要求。而在會計電算化條件下，原始憑證一經錄入，幾乎全部數據的處理都由計算機來完成，從數據確認、采集、統計輸出都完全按一個數據流整體運行，不能割裂，不能像手工記賬一樣分開管理。《會計工作規範》的製定是按手工記賬思路設計的，沒有考慮到電算化工作的需要，製度和實際相脫節。同時有些企業在實行電算化會計後，考慮人員成本問題，精簡了部分會計人員，人工審核機製不完善，電算化會計條件下內部控製大大削弱，甚至消失了。
2.難以解決內部控製失效問題
手工會計係統中，會計人員之間的聯係是直接的，形成了相互製約、相互監督的運行機製。而在電算化會計信息係統中，人與計算機的聯係變成聯係的主體，內部控製無法反映人為篡改信息的過程，導致內部控製失效的風險加大。一方麵，在電算化會計係統中，會計數據從記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質上轉變為記錄在磁盤或光盤上，對數據修改可做到不留痕跡，這就給會計的記錄帶來了風險，計算機軟硬盤和其他存貯介質中的會計資料、程序容易丟失或被篡改。另一方麵，電算化會計軟件設計中資料保密性問題無法保障，雖然係統用戶有口令、聲音監測等檢測手段和用戶權限設置等限製手段，但對於比較專業的計算機人員來說，完全可以繞開各種保護措施，通過修改數據庫和進行後台操作，直接讀寫這些數據庫文件，甚至對文件中的數據直接進行增刪修改等操作，導致內部控製中保密性缺失，不能真正起到對會計資料的保護作用。