優化文書處理，實施現代化檔案管理
文化經濟
作者：李佳琳
摘要：文書處理質量水平關係到檔案管理工作的科學有序、高效順利。因此本文基於如何優化文書處理，開展現代化檔案管理，製定了科學有效的實踐策略，對優化管理效果，強化檔案管理，有積極有效的促進作用。
關鍵詞：文書處理；檔案管理；策略
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01
一、前言
文書檔案管理工作是各企業、公司檔案工作的核心內容，文書處理整體工作質量對檔案管理服務發揮著重要影響作用。優質的檔案管理工作則離不開公文科學、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業的鐵通公司，隻有秉承係統、科學、規範原則，優化文書處理，開展現代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優質的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續發展中作出相輔相成的重要貢獻。
二、提升文書處理規範性，優化檔案管理
良好的文書處理需要依據規範程序開展各項工作，針對遼寧分公司經營規模龐大、業務豐富廣泛、涉及較多現代化、網絡信息技術的現實特征，文書處理工作更應依據科學規律，統籌安排工作流程，推進各個工作環節的良好銜接、文件檔案在公司內部的順暢流轉、共享傳遞，進而綜合應用於細化管理。遼寧公司應由文書工作具體形式進行處理流程的科學設計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規範工作秩序。文書處理具體流程包括內部發文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發文處理又劃分出更周密的處理程序，並體現了各個工作環節的緊密聯係、互相滲透、有效製約與環環相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環節則會呈現不同做法，而基本的處理環節卻不應隨意的增減或省略，應遵循客觀規律、流程安排進行規範處理，隻有這樣才能優化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉，並在公司內部營造良好的工作環境與暢通的工作秩序。
三、科學製發公文，優化文書處理
公文是檔案形成的基礎，其製發科學性對於自身質量與整體檔案水平均產生了至關重要的影響。因此製發實踐應秉承科學標準原則，摒棄注重公文內容、忽視製發形式的不良意識。應科學依據我國公文格式相關要求，針對行文目標、發文權限、行文關係，合理選擇公文類別，體現文種應用的合理時效性。其具體內容應包括發文機構、秘密級別、文號、簽發方、具體題目、主送方、內容、印章、抄送機構、時間以及附件等。同時應注重的原稿公文的有效整理與科學收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，並做好原始憑證歸檔保存。工作人員對於經過幾次修改的文稿均應全麵收納，良好保存。對於字號的編製，應依據文件形式進行統籌編製，不應出現某某字或第的字樣，同時不應編製字號虛位。對於主題詞內涵的解析應體現準確規範性，即應依據詞表規定進行選擇，對於特殊應用的自擬詞則應用三角符號進行清晰標識。為體現公文製發的良好時效性，應按行文公司負責人具體的簽發時期進行編製。作為正文內容的有效補充並提供一定參考依據，公文附件也不可缺少，不應將其隨意略去。應位於正文後進行附件題目及順序的標注，體現公文製發完整有效性，進而為優質的文書處理打下良好的基礎。