加強內部控製強化材料物資成本管理
投資理財
作者：王萍
摘要：加強內部控製管理，來提高港口材料采購管理水平，是企業改革與發展的要求，是提升港口綜合市場競爭能力的要求，需要我們在工作實踐中科學運用，不斷完善和提升內控的管理水平。
關鍵詞：內部控製 材料物資 成本管理
港埠分公司材料是指在港口裝卸中，裝卸機械維修消耗所用的機械、電器、工具、燃料等。隨著港口經營的不斷發展，生產規模的日益擴大，所產生的材料物資消耗量也會成倍的增加。若港埠分公司內部在信息共享、及時反饋、關聯控製等方麵缺乏統一的協調管控，在原材料采購計劃、入庫、保管、出庫等環節間將會出現管理脫節現象，使物資管理出現混亂。原材料物資管理的強化是企業生產經營管理中重要的一環。本文從原材料管理工作的實際出發，談談如何加強聯合港埠分公司內部控製、強化原材料物資管理降低成本。
一、原材料成本管理存在的問題
2012年港埠分公司內控領導小組在對原材料成本管理的調研中發現主要存在以下問題：
製度環節：各項物資管理製度和職責範圍未依據現有環境的變化及時修改。
計劃環節：材料出入庫手續辦理不規範，無法準確統計材料庫存量；材料物資管理信息未完全共享，物料需求、計劃崗位間協調不暢，產品的實際用料信息未能及時反饋傳遞，庫存信息欠缺準確性。
管理環節：材料的入庫後的相關數據模糊，造成采購發票管理混亂，嚴重影響相關稅費抵扣，造成經濟損失；材料盤點工作落實不到位，流於形式。
二、應對措施
在結合聯合港埠分公司內部控製實施細則試運行的過程中，從以下幾方麵進行了整改。
（一）全麵加強物資內控體係建設
1、修訂物資管理製度和流程
修訂工作以內部控製體係建設領導小組為主導，不再由物資管理部門牽頭。修訂過程中，技術設備科和計劃財務科協同物資站等相關基層單位修訂了招標管理、物資采購管理、勞動防護用品管理、倉儲物資管理、燃油管理、生產備品使用管理的內部控製流程，明確管理製度和職責範圍。
2、強化材料采購的內部控製流程
物資采購計劃按製度規定由使用單位提出申請，物資站根據庫存情況及年度預算及實際生產情況編製計劃由技術設備部審查，經審批後，由物資站根據采購計劃編製采購方案，物資站采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和範圍等內容。從檢查采購方案是否經物資站負責審核，是否明確采購物資的具體數量、質量要求、交貨期、采購方式等，相關審定是否符合權限環節進行管理控製。
（二）強化物資采購前預算、供應商管理
1、計劃環節和信息共享
在生產係統和物資管理係統中，著重解決物料信息共享問題；根據產品計劃，編製有指導意義的物資年度預算。在信息通信中心物資管理雲平台中，根據港埠公司碼頭生產散、雜的特點，設計專用統計報表；創新性的增設合同台帳及比質比價統計表，通過結合年度預算，有效的增強了年度預算落實情況。
2、建立供應商檔案及評價製度
供應商的選擇與管理，決定著采購活動的成功實現，良好的采購工作能夠促進雙方互利共贏，從而有效的維護企業利益。
（三）采購工作中成本及風險管理
1、確定供應商與價格
該環節是采購管理控製工作的重點，可使公司的采購預算資金得到有效的使用。首先，物資站根據審定的采購方案，通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應商與采購價格；其次，招標小組（由紀委、使用單位、物資站、計劃財務科等相關人員組成）組織評標評選供應單位。並定期核查該過程是常規供應采購否經過詢比價，詢比價記錄是否完善；對大宗、重要物資的采購是否采取招標方式，招標過程是否合理規範；應集中采購的材料是否有違規自行采購的現象，相關審定是否符合權限。
2、合同簽訂與管理，規避采購風險，維護合法權益
由港埠分公司辦公室負責合同的審查及管理，規範合同管理工作，降低合同風險；通過資質信用管理，建立供應商誠信檔案體係，降低了履約風險；通過合同風險點管理，強化合同履行的風險意識，減少合同履行風險；通過合同履行管理，加強經營過程的控製能力，提升公司精細管理水平。同時，在港埠分公司財務部門實行購貨合同不合規不付款的製度規定，以進一步加強物資采購的內控管理。
（四）采購款項往來核查管理