假定你準備兩個月內完成一項工作。明顯的，你不會把這件工作列為第一類，因為還有兩個月的期限。你可能會列入第二類，但也可能不會，因為還不太急迫。大多數的人會把它列在第三類，直到期限迫近時，你會發現很難找到專家來幫忙，而不能把這件工作做到你想要的詳盡程度。你在心裏責備自己，並且想下次一定要早點完成。但你還是犯同樣的錯誤，因為到時候你會以同樣的理由，把工作拖延到期限的最後幾天。
一般來說，我們可以根據重要性來確定做事的優先次序，而以緊急性作為次要但也是重要的考慮因素。這需要拿出你的待辦工作表，首先，從“這件工作是不是清楚地有助於達到我一生的目標或短期目標”這個問題，來檢視某一項工作。如果是，就在前麵打一個記號，然後按照你要去做的先後次序標上數字，標先後次序的時候要考慮兩個因素：緊急性和時間效益率。
時間效益率隻是一種評估方式，使我們認識到某一件工作雖然沒有另一件工作重要，也沒有緊急性，但是做這件工作獲益很大，所用的時間也不多，則仍然是有很好的理由先辦好它。例如，你一天最重要的工作是擬定一項報告，而需要花大半天的時間。但是你還有一些可以分給別人去做的小事，那麼在你開始草擬你的報告之前，用幾分鍾的時間把這些小事分配下去，被分配到的人就會有更多的時間去做了。這顯然是很有道理的。
“先做重要事情”這項原則也有例外，你會發現不在一天的開始做最重要的事情，而另分配一段時間，集中精神去做會更好。
在你把標有記號的工作項目編了優先次序之後，也同樣地把比較不重要的事項編上優先次序，然後就努力按照次序去做。你已經有了一個工作計劃，你一天的“產量”將會比你做完一件工作之後，再停下來為要做的事定優先次序要多得多。
老式的“效率專家”的時代早已經過去了。今天管理專家從“效力”來入手，而效力是一個含意更廣、更有用的觀念。
效率所重視的是做一件工作的最好方法。效力則重視時間的最佳利用——這可能包括或不包括做某一件工作。
例如，為了即將召開的一個會議，你有一份必須打電話通知的名單。如果你從效率觀點來看，你就會想什麼時候打電話給他們是最好的時機、是不是要把他們的名字放入自動撥號卡片上以節省時間、這張名單是否是最新的正確資料等等。但是如果你從效力觀點來看，你就會問自己，打電話給這些人，是不是把時間做最佳的運用，你也許會考慮另一種聯絡方法；你也會考慮把打電話的事派給別人做；或把會議取消掉，好把時間用在更有用的地方。
健全的時間管理，應該以效力優先，效率次之的觀念為出發點。
帕累托原則運用的訣竅
帕累托原則是由19世紀末和20世紀初意大利經濟學家及社會學家帕累托而來，是說在任何一組東西之中，最重要的通常隻占其中的一小部分。這項原則有時候又稱做“重要的少數”、“微不足道的多數”，或80/20定律。
這個原則的主張是：團體中的重要項目，是由全體中20%的比例所構成的。
例如，占所有人口不到20%的人，其所犯的罪占所有犯罪案的80%以上。占全公司人數不到20%的業務員，其營業額為公司營業總額的80%以上。
也就是，重要的東西隻占了很小部分，它的比例是80比20，因此，隻需集中處理工作中比重較重要的20%的那部分，就可以解決全部的80%。也可以說，在我們的工作中，沒有必要完成八成，隻要將重要的二成做好就可以了。不論是工作或是念書，多少都會受到時間、空間的限製，不可能將應做的事全部完成。因此，若不先從重要的事開始，結果會演變成什麼正事也沒做。打算全部完成的完美主義者，往往到最後什麼也沒做好。
能應用帕累托原則者，事情過多的煩惱就會消失。首先，盡可能地早點處理重要的事，不必將所有事情一個個地完全處理。即使剩下的事到後來出了什麼麻煩，也不會是什麼大不了的問題。重要的工作應該先完成，這個法則，不僅適用學生、上班的人，對所有的人都有著非常積極的意義。
在我們知道“帕累托原則”之前，就已有和這個原則近似的經驗。例如300頁的教科書，考試不會是從這中間平均出題，而是從重要的部分出。以科學方法就能求得80比20的數字出來，而令人覺得“掌握了正確的工作方法，效率確實大大地提高了”。
我們應經常將這個原則運用在工作上。
假設，一個單位一天有100個打通的電話，這100個打通的電話，並不是由100個人平均一個人打一個。以帕累托原則來看，有二成的人不隻打一次，而且這二成的人所打的電話占所有電話的八成。因此處理的方法，是針對打電話頻率較高的二成去下工夫並且最終解決這個問題。
在銷售公司裏，大約20%的推銷員帶回來80%的新生意。在一個討論會上，20%的人通常發表80%的談話。在一家公司裏，20%的人請假占總請假日數的80%。在一間教室裏，20%的學生利用了教師80%的時間。這項原則可以運用在各種不同的現實管理活動中。