另外，一件大工作，“片段”的數目可能會很多，那麼列出一份工作分段表吧。要訣是使每一件小工作簡化便捷到可以在幾分鍾之內做好。然後在交談與交談之間，或在等電話的幾分鍾，解決一兩項“立即可以做好”的小工作。沒有這張工作分段表，你可能永遠不會著手去做這件大工作。
請記住：這件大工作的第一片段——第一件可以立刻做好的小工作——就是用“文字”列出這件大工作所涉及的許多小步驟。
“各個擊破”的原則不隻可以用在作戰之中，也可以用在工作方麵。
隻要動點腦筋，任何事都可以迎刃而解。
還有一種是基於認識到我們不能立刻采取行動，並不是因為這件工作有什麼特別的困難，而是我們已經養成了拖延的習慣所產生的解決問題的方法。拖延很少有特定原因，它是一種根深蒂固的行為模式。如果我們能夠改變思考習慣，這種問題往往也能迎刃而解。
對很多人來說，要改變一種根深蒂固的習慣，會是一件痛苦的事。他們已經努力過好多次，完全利用意誌力量——新年的新決心，來改變習慣，但是都失敗了。其實這並沒有那麼困難，隻要你用對方法。
中國劍譜上有隻有按自己的節奏方法，才能取得主動的策略。那麼，我們工作中也隻有了解自己的“生理節奏”，才能讓我們的工作做得更好。所謂“生理節奏”，就是了解你在一月、一天當中，什麼時候精力最充沛，腦子最清爽。就像心理學上把人分為“百靈鳥型”和“夜貓子型”一樣。“百靈鳥”是早晨最活躍，而“夜貓子”則是夜晚更來勁。
要用精力最好的時間來做最好的、更重大的事，而用精力不好的時間來做較不重要的事情，這樣才能體現真正高效，並且能讓你保持能量，節省體力，節約時間。
每個人都有自己的生理節奏，符合它便事半功倍，否則必然事倍功半。
“這就是我對恰當把握條理與節奏的看法。”斯蒂芬端起咖啡喝了一口說道，同時用期望的眼神看著一分鍾經理。
“不錯，年輕人，你有了很大的進步，我想你的實踐基本上是成功的。”一分鍾經理人很愉快地予以了肯定。
“但這是你的全部嗎？”同時他又反問了一句。
“當然，不是全部。”斯蒂芬輕鬆微笑了一下，“接下來我希望您指正的觀點是：‘使自己的時間增效’。”
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“在工作中，經過不斷的失敗，我逐漸地發現，如何在同樣的時間內做更多的事情，這是值得每一位希望有效管理時間的人認真思考的問題，因為隻有這樣才能使自己獲得更多的時間，也才能遇上更多的機遇。”斯蒂芬略有所思地說。
用更少的時間做更多的事
人們不論幹什麼事情，都要講求效率，效率高者，事半功倍；反之，則事倍而功半。
曆史上凡是事業真正有成的人，工作和學習時總是注意力高度集中，達到如癡如醉的程度。
例如，居裏夫人小時候讀書很專心，完全不知道周圍發生的一切，即使別的孩子為了跟她開玩笑，故意發出各種使人不堪忍受的喧嘩，都不能把她的注意力從書本上移開。有一次，她的幾個姊妹搞惡作劇，用6把椅子在她身後造了一座不穩定的三腳架。她由於在認真看書，一點也沒有發現頭頂上的危險。突然，三腳架轟然倒塌，居裏夫人也摔倒在地上，但手中還捧著書，一臉茫然，以為發生了地震。
這樣的例子還有很多：大科學家牛頓把懷表當雞蛋煮；黑格爾思考問題時，竟然在同一地方站了一天一夜；愛因斯坦看書入了迷，把一張價值1 500美元的支票當書箋丟掉了。
怎樣使注意力高度集中呢？一個必要的條件就是：使刺激引起的興奮強烈起來。愛迪生在實驗室可以兩天兩夜不睡覺，可是一聽音樂便會呼呼大睡；蒼蠅是“四害”之魁，瘟疫之首，可是在仿生學家眼裏，蒼蠅竟成了“彩頁”。可見，注意力與興趣有著直接的關係。興趣大的事情，對人的刺激就大，興奮程度就高，注意力就容易集中。
古語說：“書癡者文必工，藝癡者技必良。”注意力的聚集所迸發出的智慧的火花，點燃了科學史的引擎，又推動著事業的前進。學會使自己的注意力高度集中，提高時間利用率，是自己學有所長的一個重要方法。當然，由於工作性質的不同或是學習是在業餘時間進行的，不可能長期把注意力集中在一個方麵，那就需要把注意力恰當地分配，同時注意幾個方麵。這樣可能嗎？當然可能。愛迪生從1869年到1901年，正式登記的發明有1 328項之多，有許多發明是同時進行的，而且各個項目在進行中又是互相交叉、互相啟發的。有的專家認為，一個人在一段時間內可以平行進行的項目，最多為7項。怎樣分配自己的注意力呢？一種是“階段性突擊式”的分配方法，即在一段時間裏集中注意力從事一個項目。另一種是“課程表式”的分配方法，它是一種每天有節奏地在不同時間裏進行不同的工作的方法，如同學校的課程表一樣。
善於把握零碎時間