商務接訪禮儀是指在商務活動中的接送和拜訪等禮儀。接訪是管理經常碰到的禮儀活動,在接訪中,一定要做到接送有禮,拜訪有節。還要注意到,煙和茶的禮儀是接訪禮儀中必不可少的重要環節。令人滿意的、健康的接訪禮儀,對於建立聯係、發展友情、促進合作有著重要的意義。
迎接禮儀
迎來送往,是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環節,是表達主人情誼、體現禮貌素養的重要方麵。尤其是迎接,是給客人良好第一印象的最重要工作。給對方留下好的第一印象,就為下一步深入接觸打下了基礎。迎接客人要有周密的布署,應注意以下事項:
1.身份要相當
對前來訪問、洽談業務、參加會議的外國、外地客人,應首先了解對方到達的車次、航班,安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種原因,相應身份的主人不能前往,前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。
2.接站提前到達
主人到車站、機場去迎接客人,應提前到達,恭候客人的到來,決不能遲到讓客人久等。客人看到有人來迎接,內心必定感到非常高興,若迎接來遲,必定會給客人心裏留下陰影,事後無論怎樣解釋,都無法消除這種失職和不守信譽的印象。
3.問候與介紹
接到客人後,應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。然後向對方作自我介紹,如果有名片,可送予對方。(稱呼、介紹和使用名片的禮儀前文已有介紹)
4.準備好交通工具
迎接客人應提前為客人準備好交通工具,不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具,那樣會因讓客人久等而誤事。
5.主動代勞
客人所帶箱包、行李,須主動代為提拎,但不要代背女客隨身小提包。客人有托運的物體,應主動代為辦理領取手續。
6.領至住處
主人應提前為客人準備好住宿,幫客人辦理好一切手續並將客人領進房間,同時向客人介紹住處的服務、設施,將活動的計劃、日程安排交給客人,並把準備好的地圖或旅遊圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。
主人帶領客人到達目的地,應該有正確的引導方法和引導姿勢:在走廊的引導方法。主人在客人二三步之前,配合步調,讓客人走在內側;在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時,應該讓客人走在前麵,主人走在後麵,若是下樓時,應該由主人走在前麵,客人在後麵,上下樓梯時,主人應該注意客人的安全;在電梯的引導方法。引導客人乘坐電梯時,主人先進入電梯,等客人進入後關閉電梯門,到達時,主人按“開”的鈕,讓客人先走出電梯;客廳裏的引導方法。當客人走入客廳,主人用手指示,請客人坐下。
7.適時離開
將客人送到住地後,主人不要立即離去,應陪客人稍作停留,熱情交談,談話內容要讓客人感到滿意。考慮到客人一路旅途勞累,主人不宜久留,讓客人早些休息。分手時將下次聯係的時間、地點、方式等告訴客人。
除此之外,還要特別注意迎接客人的乘車禮儀:
1.小轎車
(1)小轎車的座位,如有司機駕駛時,以後排右側為首位,左側次之,中間座位再次之,前坐右側殿後,前排中間為末席。
(2)如果由主人親自駕駛,以駕駛座右側為首位,後排右側次之,左側再次之,而後排中間座為末席,前排中間座則不宜再安排客人。
(3)主人夫婦駕車時,則主人夫婦坐前座,客人夫婦坐後座,男士要服務於自己的夫人,宜開車門讓夫人先上車,然後自己再上車。
(4)如果主人夫婦搭載友人夫婦的車,則應邀友人坐前座,友人之婦坐後座,或讓友人夫婦都坐前座。
(5)主人親自駕車,坐客隻有一人,應坐在主人旁邊。若同坐多人,中途坐前座的客人下車後,在後麵坐的客人應改坐前座,此項禮節最易疏忽。
(6)女士登車不要一隻先踏入車內,也不要爬進車裏。需先站在座位邊上,把身體降低,讓臀部坐到位子上,再將雙腿一起收進車裏,雙膝一定保持合並的姿勢。
2.吉普車
吉普車無論是主人駕駛還是司機駕駛,都應以前排右坐為尊,後排右側次之,後排左側為末席。上車時,後排位低者先上車,前排尊者後上。下車時前排客人先下,後排客人再下車。
3.旅行車