“銷售是銷售部門的工作。”
這樣的回答絕不會令上級滿意。因為你的思考沒有伸展到其他部門的工作。
“無法預測銷售的結果，就無法進入商品化的階段。”
最後，你的計劃案就隻好落到被駁回重新擬訂的下場。
總而言之，秘書必須以認真的態度向上級提建議，才有可能培養出不拘泥於某一部門，而以整體的立場來考慮問題的方式。
四、事先備妥文件說明
要提出一個能被上級采納的意見，應該先把內容想好，並深入思考，直到一切準備妥當，無論從何處被人抨擊都完美無缺後再提出來。再者，如果期望自己的建議能被真正采用，隻從理論上預測將缺乏說服力，最好引用實例，這是成功的條件。
很多秘書都有一兩次建議失敗後反省的經驗。因此下一次就會“想好內容”、“深入考慮”了。但具體做法應該怎樣呢？
一個很重要的方法就是文件說明。
文件說明的作用：
（1）要整理自己的想法；
（2）為了說服上級；
（3）為了帶領其他職工。
具體而言，首先把自己的想法寫在紙上，然後再以最簡潔的方式將下述有關的情報列示：
（1）方針——首腦及中幹們的想法；
（2）環境——圍繞著問題的外界情況；
（3）曆史——過去到目前的症結；
（4）意見——有關人士的反映。
把自己的意見與這四個項目有關的情報互相對照，並理成一目了然的圖表。
至此，上級一看就知道所有必要的項目都已齊全，不是馬馬虎虎的建議，心理上就已覺得放心。實際上，很少有人利用文件提出建議，因此，上級會覺得：“這件事由他來做，大概錯不了。”
這是使你的建議獲得認可的重要因素，但是這並不夠，還是應以正確的資料，利用上述文件逐項向上級一一說明。
以簡單明了的方式把以上四個項目有關的資料顯示出來，使上級與下屬對該提案站在共識的立場上，則得到認可的概率就高了。
五、秘書要忌當差不多先生
在建議的文件說明上，最重要的是收集情報。它有五個重點：
（1）要親自收集單位內的情報，不能一味等待，應該親自去收集所需的情報。平時就比較留心的人，知道在何處可以得到何種情報，所以收集的速度很快。
（2）平時就要透過與上級或上層人士的接觸，充分了解公司的方針和部門領導的想法。
（3）要掌握正確的資料，尤其是有關數字方麵的資料，一旦被上級詢問時，能夠立即回答出來。
（4）在工作場所，情報都經常集中在某些人身上。
（5）如果對同業的動向等“外部情報”了如指掌，則所提出的建議內容就可包羅萬象。
你因工作關係與外麵的人交際自屬當然，在工作之外也有很多朋友的人，可以避免成為井底之蛙。除了收集情報以外，建議時要說一不二，不要這也差不多，那也差不多。讓上級也覺得：這個秘書，一個差不多先生而已。這點也很重要，由此可增加說服上級采納自己意見的分量。
六、限用一分鍾發表
備妥文件說明，接著就要發表出來。這時候，最忌諱的就是講話拖拖拉拉。一般秘書易認為重要的事情都很費時，其實並非如此。
（1）如果能掌握住問題的核心，講（說明）一分鍾就夠了。冗長的說明就表示未能掌握住事物的本質，而拘泥於細節問題。
（2）擬定一分鍾範圍內的講辭，可以節省時間，對用詞的選擇也可漸趨恰當而增加表達能力。
（3）上級通常對冗長的說明是不耐煩的，一則他沒有那麼多時間聽你嘮嘮叨叨，二則他會認為你不尊重他。如果你能以一分鍾的時間恰當地說明建議的主旨，上級會覺得心裏痛快，而且如果他覺得你這個建議說得有道理，也就能夠接受。倘若他不讚同，也不會因為浪費了他太長時間而引起他的不快，相反，他還會覺得你這個人幹脆，不拖泥帶水。以後再向他提建議時，他在思想上就容易對你產生親近感。
（4）值得提一下，講話的速度以一分鍾300字為佳，比這個速度慢就顯得過於拖拉，容易引起上級不耐煩，也難以提起上級聽的興趣，如果講話速度較快，則段落之間要有停頓，否則，一口氣滔滔不絕地說下去，別人就容易聽得雲裏霧裏，不知你講些什麼。