如遇經理正在出差途中，而不能確定是否應將郵件送至出差地時，可與副經理協商。經理不在時，如果有與經理直接有關的留言、電報、快遞，可用電話告知。
第五條 公司日常運轉工作的具體內容涉及出席會議、旅行、參加宴會、拜訪、起草文件等各方麵，這就需要秘書做好協調工作。
1日程的設計及其安排
對所確定的應由經理處理的事項如會見、出席高層職員會等會議的日期和時間進行記錄整理，並隨時了解有關經理的活動安排，協助經理製定出日程表。
日程計劃應記入每月日程表，必要時在上麵記下預定內容和變更情況。
2準備及安排
有些工作需要特別的準備和安排，這些工作通常都有一定的時間限製，因此必須提前做好適當的準備。
第六條 秘書應將經理工作中所需的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。這一工作根據經理具體執行公務情況的不同而有所不同。
1在辦公室內
平常經常使用的物品及備用品，應在合適的地方放置合適的數量，為此，應繪製一張用品及備用品的明細表，在上麵記下品種、一月或一周所需數量以及補充的數量和補充日期，最好能做到事先心中有數。有了明細表，還必須存有一定量的備用品，以便隨時補充。
2經理外出時
經理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天應注意事先準備好，需要放入提包內的物品也要同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過經理後製作一張明細表事先貼在醒目處以防遺漏。如果是出差，還應考慮出差地點和天數等，這更要經常征詢經理意圖以準備好所需用品。
3文件、資料的準備
首先要清楚哪些文件是要用的，如不明白，要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一並準備齊全。然後繪製一張文件明細表以方便使用。機密文件可以直接交經理或是用封袋密封好後等待經理的指示。
第七條 文件整理業務
1為使重要的文件或經常使用的文件不丟失、散亂，並且隨時可以提用，需要對這些文件進行整理。整理工作首先要根據經理意見將文件分類，並放入固定的裝具內，使用中還要經常整理，便於查找。
2整理工作的關鍵是分類項目的確定、保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續的完善。
3業務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類文件。根據應用情況還可以分為每日必用、常用和不常用三種。
4經過這樣的整理後，有必要對其進行裝訂，並給每一個文件集合體標示易於理解的名稱。應在聽取經理意見後再製作一張文件分類的明細表，將表張貼在保管場所或保管人的桌子上便於參照。
第八條 整理、清掃工作
此項工作應由秘書督促相關人員來完成。工作中須注意如下幾點：
1清理桌麵
台曆和牆上掛的日曆要每天調整日期。桌子要擦幹淨。墨水瓶、筆杆、筆盒、吸墨紙、剪刀、裁紙刀、印泥及其他規定的常用品及用紙要準備好。墨水、筆尖、筆杆、糨糊、別針、印台、鉛筆、活動鉛筆、圓珠筆、裁切刀、訂書機、吸墨紙、橡皮等都要按要求備齊數量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有汙染和破損的物品要清掃或更換。
2室內的雜物、家具，如桌子、煙灰缸、椅子、煙盒等，都要放在固定的地方。
3根據當天的天氣情況隨時調整空調和窗簾。
第九條 秘書可以代辦的事務
1參加慶典、喪禮等儀式
這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時還要十分講究寒暄、應酬的用語。因此，也可以將平時各種不同場合的範例及標準寒暄用語綜合歸納，以便查閱。
2轉達經理意見或命令
轉達是將經理意見的原話轉達給對方，不能夾雜個人的感情和意見。表達經理意見要完整準確，一旦馬虎將會引起不一致的後果。針對工作的命令，在轉達時要注意簡潔、迅速。有時根據情況，還要將對方的答複向經理彙報。
第十條 會計事務
該項事務是指由經理直接使用的幾種賬目的管理，包括各項物品的購入及發放、資產的調配及運用、現金收入及支出等方麵的賬目記錄及管理。
1關於資產狀態及收支情況要製作明細表，至少一個月要製作一張月報表，在特殊情況下，要隨時根據經理及副經理的要求拿出報表。