不管是在日常生活中還是在企業的經營活動中，文書都被廣泛地應用，起著傳遞信息的重要作用，因而文書管理也成為企業行政辦公管理中的一項重要工作。企業製定文書管理製度，就是要使文書管理走上係統化、規範化、標準化、信息化的軌道，以提高辦公效率。
企業中重要的文件資料都具有一定的時效性，需要妥善管理，這些文件資料的管理就是所謂的檔案管理。
檔案管理製度是企業為了使本單位重要的文件資料，能科學及時分類整理、歸檔保管、有效傳遞使用、提高檔案管理的質量與效率而製定的。
一、文書管理崗位職責
◎ 文書處理製度
第一條 範圍
公司內文書處理均按本製度執行。在特殊情況下的應急處理，事後也須按本製度補齊有關手續。
第二條 定義
本製度所指文書，包括以下內容：
1高層決策文書以及基層下達的文件。
2部門會議文書與轉閱文件。
3合同書、證券、證書和勞動協議書。
4誌願書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊登記文書。
5收支預算與決算書、賬本票據、憑證、各種明細表、各種規定與計劃書。
6往來書信、電報、任命書、意見書。
7各種報告、統計表。
其中“1”與“2”項文書的處理，原則上按會議決定處理。
第三條 類別劃分
上述文書按機密程度，可劃分為以下幾類：
1機密文書
(1)絕密。
(2)秘密。
(3)保密。
2普通文書，即機密文書以外的文書。
3其他文書，如公開發行的書籍、雜誌、報紙，以及調查資料類的印刷品或複寫謄印物品。
第四條 適用原則
公司各部門依據本製度，保管與處理本部門有關事務文書。
第五條 收發
到達本公司的文書，原則上由總務部或者另行規定的其他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發：
1普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時，編上文書的收發編號，注明收發日期；在文書登記簿上做好登記；由接受部門的主管或者由指定的文書保管員送交有關部門有關人員；文書當事人必須簽名蓋章領取文書。不涉及特別事項的文書，可以簡化登記手續。
2絕密文書或親啟文書，必須直接送交當事者，由文書當事者開封與處置。
第六條 製度時間外的處理
1值班人員能夠判定為緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領導的文書，應立即通知秘書室主任；其他次要文書，隻需通知收發室的主任，並按其指示處理。
2所有到達的文書，值班人員都必須一一做好登記，於此後第一個工作日早晨轉交收發室。
第七條 收發決定
所有文書的接受、轉交、登記與領取事宜，都必須由收發室主任做出決定與指示。
第八條 設立信使
在文書的接受與處理過程中，各部門間經常需要相互傳遞文書，因此，在文書檔案室設一名信使，傳遞各類文書。
第九條 處理原則
文書處理的基本原則是“準確”與“及時”，並且明確文書處理的責任者。
第十條 成文原則
凡重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事後追憶，形成“備忘錄”。
第十一條 特例
對那些並不重要的事項，或者通過電話、會麵等簡單形式處理的事項，隻需要事後將處理結果的要點記錄下來即可。