第十條 墨水
文件原則上應用黑色墨水書寫，在使用墨水時要選用性能較好的紙張，文字應清晰可辨。
第十一條 文件種類的區分
部門經理發文應根據文件的不同作用，按以下原則區別使用不同文種：
1提案，不僅僅是發出的指令，而且希望將其意見進行廣泛討論。
2承認，就有關事務進行認定。
3請求，所報內容等候裁定。
4報告，關於指示的答複性彙報。
5申請，請求對自己或有關事項處理的許可和承認，也可用於單方麵提出申請。
第十二條 指示類文件的區別
公司總經理及各部門經理對下屬發布的文件按下列要求區別使用：
1指示，對申請、請示及要求的答複。
2傳達，有關事務上的指令。
第十三條 電文
依靠電信傳達的文件，要求特別簡明，避免使用容易誤解的文字，並省略敬語以使電文簡短。電報通常在結尾處注明發電單位的代號。重要的電信文書，在發出電報的同時，還應將有關材料以書寫或印刷的方式送交發件人。
第十四條 本製度自頒布之日起實施。
◎ 文書製作規範
第一條 文書製度要領
1文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準確規範。
2起草文書的理由包括起因，以及中間交涉過程加以證明必須做出交代，必要時附上相關資料與文件。
3必須明確起草文書的責任者，並署上請示審批提案者姓名。
4對請示提案文書進行修改時，修改者必須認真審閱原件，修改後必須署名。
5文書用紙除特殊情況外，原則上采用A4規格。
6文書應以簡單明了的文體記述，采用標準的簡體漢字，避免使用艱澀詞句。
7文書一律采用書麵文件。
第二條 文書的起草必須征得主管同意，並且在主管有了明確的決定之後進行。文書起草隻是一個“文書化”的過程與結果。文書的草案必須予以保存。
第三條 重要文書，必須經過公證，並且在正式文書形成前，掌握並附上具有價值的證據或證明文件。
第四條 文書的署名按下列規定進行：
1公司內文書，如果是一般往來文書，隻需主管署名；如果是單純的上報文書，或者不涉及各部門且內容不重要的文書，隻需部門署名；如果是重要文書，按責任範圍由總裁、副總裁、常務董事署名，或者署有關部門主管的姓名與職務。
2對外文書，如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執、公告等重要文書，一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責任者署名。上列規定以外的文書，也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。
第五條 文書的蓋章按下列要點進行：
1在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
2如果文書署名者不在，可加蓋職務或代理者印章，並加蓋具體執行者印章。但在這種情況下，文書存檔前必須加蓋署名者印章。
3以部門或公司名義起草的文書，在旁側加蓋有關責任者印章。
第六條 總裁與公司印章按下列原則使用：
1在有必要加蓋總裁公印章時，必須填寫委托申請書，經所屬部門主管認可，並且加蓋印章之後，向總務部門提出。
2總務部主管經審核，簽名蓋章，批準申請。如有必要則須請示總裁或公司印章。
3在需要總裁簽字的情況下，手續同前。
4經總務部批準後，去印章保管員處加蓋公司印章。