第四條 凡接收入室的檔案，要認真進行檢查、清點、除塵消毒，經過整理編目，以組織機構為單位，按照不同保管期限、不同載體分別編目、排列、保管。
第五條 入室檔案應登記造冊，為便於查找和提供利用，要科學地編製檢索工具。
第六條 庫房內要安裝溫濕度計，並要定時觀察記錄，進行定期分析，便於掌握規律，進行科學管理。一般每天兩次，溫度控製在14℃～24℃，庫房日變化幅度不超過±2℃；相對濕度應控製在45%～60%，庫房日變化幅度不超過±5%。聲像檔案庫房溫度應控製在13℃～15℃，相對濕度控製在35%～45%。
第七條 庫房窗口要有窗簾等遮光設施，避免陽光直射，使用白熾燈照明，照度不超過100勒克斯，嚴禁使用日光燈（免於紫外線損害檔案材料）。
第八條 庫房要與辦公室、查閱室分開。
第九條 庫房內嚴禁存放易燃易爆等物品，室內嚴禁吸煙，庫房管理人員應熟悉滅火器材、性能及使用方法。
第十條 上下班隨時檢查庫房門窗，檢查安全防範措施，節假日要加封條。
二、特殊檔案管理製度
◎ 科技檔案管理規定
第一條 為了加強公司科技檔案的管理工作，充分發揮科技檔案在工業生產、基本建設、科學研究、技術革新等方麵的作用，根據實際情況，特製定本製度。
第二條 科技檔案是生產、科學研究、基本建設、引進國外先進技術等活動的曆史記錄和真實反映，是科學資料儲備的一種形式，是發展公司事業的重要條件及不可缺少的依據。各部、室必須將科技文件、資料、圖紙的形成、積累、整理、歸檔以及修改補充等工作列入專業人員職責範圍，在有關規章製度中做出明確規定，認真貫徹執行。
第三條 建立檔案工作領導小組，由總經理負責，各中層管理人員為成員，實現檔案網絡化管理體製。增強各級管理人員檔案工作意識，使檔案工作納入總經理的經營目標內。
第四條 建立科技檔案工作秩序，成立公司各基層檔案管理網絡體係，落實各部、室專職或兼職檔案管理人員，並進行一定的培訓。
第五條 各部、室檔案管理人員負責本部門科技檔案的收集、整理、分類、立項、組卷，定期上交檔案室。對文件、技術資料的歸檔範圍、保管期限、保密、利用等製定必要的規章製度，使之有章可循，做到規範化、標準化、條理化。
第六條 公司檔案室對全公司的檔案工作負有指導、檢查、監督、把關的責任。對基層各部門在生產活動中形成的各種科技資料，公司領導、技術專業人員出國考察、培訓時的各種歸檔的技術資料如不按時上交歸檔，公司檔案室有權采取經濟手段進行製裁，檔案室不簽字，不得做工程決算，財務部門也不予報銷。
第七條 公司檔案室行政管理由總經理辦公室領導負責。
第八條 從事科技檔案管理的人員，應具有較好的職業道德和大專以上文化程度，具有一定的專業知識，並保持人員相對穩定。檔案管理人員享受專業技術人員待遇，按工程技術專業或檔案專業技術職務聘任。
第九條 科技檔案部門的基本任務
1收集、整理、保管和統計本公司的全部科技檔案。
2對所保管的科技檔案做好分類、編目、編號、編製檢索工具等工作，處理好保密與利用的關係，按規定履行借閱手續(原件不得外借，要求在閱覽室查閱)，積極有效地為科技人員提供方便。
3在相關部門的領導下，定期做好科技檔案保存價值的鑒定工作，此項工作由技術管理人員、相關專業人員和科技檔案人員共同進行。對失去保存價值的檔案，若要銷毀清冊，應履行一定的手續進行銷毀工作。
第十條 各部門應建立健全科技文件的形成、積累、整理歸檔製度，做到每項工程、技術活動、引進項目等都要完整、準確、係統地歸檔保存。
第十一條 對每項基建工程、產品試製、科研、技術創新、引進項目等，進行鑒定驗收。設備開箱時，應有檔案人員參加。