3編注與其他載體檔案相聯係的參照號，格式為(檔案形態)檔號/(檔案形態)檔號。
第十二條 聲像檔案的保管期限應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。
第十三條 文字說明的編寫
1文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝製者)等。
2編寫文字說明的要求
（1）準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全。
（2）照片的自然張(內容相近的亦可以若幹張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯係密切的應加文字說明。
（3）文字簡潔、語言通順。
（4）時間用阿拉伯數字表示。
第十四條 編製格式
1照片編製采用橫寫格式。其格式為照片/底片號—文字說明—參見號—攝製時間—攝製者。
2錄音帶、錄像帶、攝像帶的編製格式，在盒套上置標注頁，按要求逐項填寫。
第十五條 案卷要求
1將具有共同主題內容的若幹份聲像資料組成案卷，集中編放。
2卷內目錄：
照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄。
錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。
3卷內備考表，用於說明卷內聲像材料的整理、變動情況。
第十六條 編目
聲像檔案的著錄依照相關要求進行。
第十七條 聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被汙損的，要進行必要的技術處理。
第十八條 聲像檔案的保管條件。
1底片、膠片庫溫度應保持在13℃～15℃之間，相對濕度應保持35%～45%。
2照片庫溫應保持14℃～24℃，相對濕度應保持375%～675%；錄音、錄像帶庫溫應保持18℃～24℃，相對濕度應保持40%～60%。
第十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小於3毫米。存放磁帶最好不用鐵皮櫃。
第二十條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。
第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和塗改；銷毀聲像檔案必須經過鑒定，征得歸檔單位同意，報經主管領導審批，登記造冊。
第二十二條 建立健全聲像檔案統計製度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統計工作。
第二十三條 編製聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。
第二十四條 建立聲像檔案借閱、利用製度，嚴格審批手續，根據聲像檔案的機密程度，確定利用範圍。
第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應按《中華人民共和國專利法》的有關規定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應撥給原移交單位，檔案館收取保管費。
第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經主管領導批準後，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將複製件外借；外單位借用或複製聲像檔案，由檔案室負責辦理，並按有關規定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。
第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發利用現在的聲像檔案。
◎ 人事檔案保管製度
第一條 目的
1保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
2維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
3便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相連的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
第二條 人事檔案保管製度的基本內容