一、會議組織規範及程序
◎ 會議規程
第一條 本規程旨在明確本公司會議的運營原則，確定會議運營的基本事項，以提高會議的效率與效果。
第二條 本規程適用於公司內部的所有會議。會議的召集、運營和記錄要領適用於附錄所列各類會議，同時亦可作為其他會議的參照。
第三條 一般原則
1減少會議次數原則
(1)對各類會議是否有必要召開，需嚴格審查，如通過個別聯係、協商或請示能夠解決的問題，原則上不召開會議討論。
(2)嚴格限定出席會議人數。
2嚴守時間原則
(1)會議主持人會前須向與會者通報有關事項，聽取有關人員意見。主持人和與會者須提前進入會場。
(2)按通知時間準時開會。
(3)按通知時間準時結束會議。
3會議通知的明確性原則
(1)在會議通知上，必須明確寫明：
①月日和星期。
②開始時間。
③結束時間。
④場所。
⑤出席人。
⑥會議議題和準備事項。
(2)利用內部通信係統(廣播、電話等)下達會議通知，須在會前由總務科下達。
4缺席遲到的事前聯絡原則
(1)因客觀原因而缺席或遲到時，必須事先與主持人(或召集人)聯係。
(2)會前盡量不安排會客和接打電話，以免影響領導按時與會。
5效率性原則
(1)事先安排好會場，確定座序，確定會議記錄人。
(2)事前向與會者分發有關會議資料(一般應提前兩天)。
(3)必要時須限定發言時間。
(4)主持人有權中斷偏離會議議題的發言。
第四條 決定會議時間與場所
1會議決定
下月會議日程，原則上依照“例會一覽表”，由各科科長向總務科提出申請，每月20日前由部長做出最終決定。
2公布月度會議安排
依據會議日程，由總務科編製“月度會議預定表”，在公司公告欄上公布，並分發各科。“月度會議預定表”須列示會議時間、場所、主要議題和與會人。
3會議日程變更通知
當會議時間、地點等發生變化時，總務科必須迅速發出變更公告，或個別通知有關人員。
第五條 會議操作的核心是提高會議的效率。
第六條 會議記錄要領
1明確機密事項
會議主持人須向會議記錄人明確機密事項的範圍及處理注意事項。
2統一記錄用紙
會議記錄用紙應統一編號，便於裝訂和複製。
3會議記錄保管
會議記錄原件應由專人負責保管。
4注意事項
會議記錄除記載會議時間、場所、出席人、議事內容外，還要簡潔地記錄會議結論、主要意見和議事過程。
第七條 會議操作流程
1會議準備操作流程
(1)第一階段，確定會議輪廓。
①確定會議目的。
②準備會議資料。
③考慮強調事項和注意問題。
(2)第二階段，製訂議事方案。
①製定會議操作計劃。如，如何引入議題，采取什麼樣的會議風格。
②分配會議時間。
(3)第三階段，會議準備。
討論資料、事例、圖表、演算工具、書寫用具等。
(4)第四階段，準備會場。
①座席安排(注意使每一位與會者都能看得見和聽得到)。
②座椅、煙灰缸等。
③照明、音響、防止噪音等。
2會議議事操作流程
(1)第一階段，開會。
①開會致詞。注意集中與會者的注意力。
②會議目的。
③會議背景。
④會議議題。
⑤征求有關討論方法的意見。
(2)第二階段，提出問題。運用下列任意一種方法切入會議議題。
①陳述事實。
②提問。
③闡述觀點。