2內部自行建立的機密文件，經辦人辦妥並經廠長、處長核定保存期限後，應將文件類別、內容摘要、預定保存期限等填入“機密文件送件單”。隨文件送交保管人員編定檔號並簽收後，“機密文件送件單”退回經辦人存查，文件由保管人員依類歸檔並將其名稱及歸檔編號登入“機密文件保管備查簿”。
第七條 檔案整理
1保管人員應將每月增加的機密文件，於翌月五日前填寫“機密文件增列表”呈總經理(專業性的文件呈經理)核閱。並於每年年底清理檔卷，將認為已無需繼續保管或已消失機密性質的文件，造具“機密文件銷毀表”呈報總經理(專業性的文件呈經理)核準後銷毀或送回原經辦部門按一般文書辦理歸檔。
2保管人員應於每月底查對“機密文件增列表”及“出國計劃書”或“工作計劃表”，如有應送而未送歸檔者，則以便函稽催經辦部門送交歸檔。
3機密文件應單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。
第八條 調卷
1各部門需調閱機密文件時，除依規定方式辦理外，經辦人填具“調卷單”注明調閱期限及用途，應經調閱部門廠長、處長證明並送保管部門主管同意後，方可調卷。
2保管人員接到經核準的“調卷單”，應即開立“文件傳遞記錄卡”一份，連同密件交予調卷人簽收後，“文件傳遞記錄卡”由保管人員留存。用畢歸還時，密件經保管人員點收無誤後，將歸還時間填記於“文件傳遞記錄卡”並經調卷人簽認後一並存檔。
第九條 副本
機密文件需影、複印時，應呈經理以上主管(專業性的文件呈廠長、處長以上主管)核準後，交由保管人員印發，並將份數登記於“機密文件保管備查簿”；副本(含複印件)視同正本依本規則的規定辦理。
第十條 文件管理
經辦人、保管人員或調卷人員應妥善管理經手的機密文件。倘有下列情形之一者，依公司規定議處：
1拆散原案顯有弊端者。
2原案被汙損、抽換、塗改或遺失者。
3擅自將文件攜帶外出、轉借或出示於人及其他宣泄機密事情者。
4調卷逾期拒不歸還而不申述理由者。
5擅自請托他人代抄、代描、複印或打字、印刷者。
6文件分辦傳遞時，未以“文件傳遞記錄卡”記載或未於分辦當日下班(或完工)時收回(繳回)妥藏者。
第十一條 文件處理日數的統計
1各收發人員根據“收(發)文登記單”第一聯，業務接洽便函第一聯(發文)及第四聯(收文)分別造具“文件處理統計表”一式二份，於翌月五日前，一份呈送經理核閱後存經理室備查(全公司的“文件處理統計表”應呈總經理核閱後存總經理室備查)，一份自存。
2處理日數計算標準
(1)收文案件：自收文之日起至複文發出或文件歸檔之日止，所需日數扣除節假日後，為實際處理日數；
(2)發文案件：自文件發出之日起至其銷案之日止，所需日數扣除節假日後，為實際處理日數。
第十二條 文書用紙
1對關係企業外機構的行文以公文用紙書寫。對客戶或廠商行文須用印有公司名銜的書函。
2關係企業內部各部門間的行文以“業務接洽便函”書寫，但公司間的行文亦須用公文用紙。
3電報以電報專用紙書寫。
4簽呈以簽呈專用紙書寫。
第十三條 文件處理的稽查
各公司總經理室應不定期派員稽查各部門的文書處理情形並隨時予以輔導，如有異常應即通知經辦部門主管處理。
二、網絡信息安全製度
◎ 網絡使用管理規定
第一條 宗旨
公司網絡資源是公司用於工作目的的投資，隻能用於工作。個人由於一般業務學習、新聞、娛樂等而需用網絡的必須在自己家中進行。為規範公司網絡的管理，確保網絡資源高效安全地用於工作，特製定本規定。