（第一節）人事檔案管理工作知識準備
一、人事檔案管理任務
檔案管理是公司人力資源管理的一個重要組成部分，檔案要齊全，這樣有利於掌握員工信息，有利於企業有效利用人力資源。檔案管理主要包括檔案建立、查詢、投遞與接受等工作。
1.保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
2.維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
3.便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相連的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
二、人事檔案管理內容
建立健全保管製度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔製度；檢查核對製度；轉遞製度；保衛保密製度；統計製度。
1.材料歸檔製度
新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最後，將新材料放入檔案。
2.檢查核對製度
檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方麵的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無黴爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後；
對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；
發現某些損害之後，如發現材料變黴、發現了蟲蛀等。
3.轉遞製度
轉遞製度是關於檔案轉移投遞的製度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：
(1)取出應轉走的檔案；
(2)在檔案底賬上注銷；
(3)填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；
(4)按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
4.保衛保密製度
具體要求如下：
(1)對於較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。
(2)庫房備有必要的防火、防潮器材。
(3)庫房、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。
(4)任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
(5)無關人員不得進入庫房，嚴禁吸煙。
(6)離開時關燈關窗，鎖門。
5.統計製度
人事檔案統計的內容主要有以下幾項：
(1)人事檔案的數量。
(2)人事檔案材料收集補充情況。
(3)檔案整理情況。
(4)檔案保管情況。
(5)利用情況。
(6)庫房設備情況。
(7)人事檔案工作人員情況。
（第二節）人事檔案管理工作規範化製度
一、人事檔案保管製度模板
二、人事檔案利用製度
三、員工培訓檔案管理細則
四、人事資料管理細則
五、文書立案歸檔製度
六、聲像檔案管理辦法
七、員工檔案
八、管理人才儲備表
九、檔案查詢申請表
十、檔案轉出記錄表
十一、檔案清單
十二、檔案查詢記錄表
（第三節）人事檔案管理工作流程設計
一、員工檔案建立工作流程設計p52
二、員工檔案查閱工作流程設計p53