連鎖店的決策主要由RDSS(零售業支持係統:RetailDecisionSupportSystem)支持。RDSS係指收集、分析和傳送,用於決策的資料人員、設備和程序結構,主要由內部資料、MIS(連鎖管理信息係統:ManagemententInformationSystem)產生的資料、二手資料、一手資料和模型構建組成。內部資料幫助管理層了解企業現狀,如顧客抱怨、脫銷產品報告等,是連鎖企業可以以最低的成本得到的資料。
內部資料主要來源於以下5個方麵。首先是顧客反饋的保修卡、贈券,對顧客服務情況,顧客的投訴等;其次是來源於營業人員,他們與顧客接觸緊密,了解消費者需求的變化和趨勢,商店缺什麼貨等,經理層可以定期召集營業員開會,聽取批評與建議;第三來源於對顧客帳戶的分析,有自己信用證體係的連鎖商,可以了解為什麼有些顧客積極購買,而另一些則不然,可以追蹤消費者行為的長期變化;第四是來源於消費者調查,通過對消費者的抽查,連鎖企業可以了解消費者對產品、服務、廣告的意見,及時進行改善;第五是來源於財務資料,如產品線的長期銷售趨勢、獲利能力、周轉速度等。二手資料係由企業外部的組織收集而來的對企業決策有用的資料,主要來源於政府報告中的有關指導、指數以及商會計算機協會的調查、聯合服務等。一手資料係指企業需要的但卻不是內部資料也不是二手資料,而是企業必須收集的資料,包括企業形象、促銷效果、競爭者的產品策略等,主要由觀察、試驗性調查和抽查而來。建立模型包括使用統計學原理和計算機分析資料,旨在描述連鎖店營運環境的評估、銷售額預測模型、開店地點評價模型和營業狀況評價模型。建立模型是RDSS的最後一個組成部分,而其最為核心的部分則是MIS(連鎖管理信息係統),接下來我們介紹連鎖的管理信息係統。
MIS是一個旨在改善信息收集與分析的以計算機為基礎的係統,MIS的產品是一係列計算機處理過的報告,旨在使連鎖店總部立刻找到問題的答案,包括確立季節銷售計劃、測量業績、訂貨管理、供應商分析、促銷評價等。MIS的核心是店內計算機和POS(條形碼操作係統),我們先介紹POS。
POS的構成要件是商品條形碼、電子收銀機、掃描器、後台電腦和總部信息中心。商品條形碼是商品銷售包裝上帶有的若幹黑白條紋、下方標有數字的圖案。它是一種商品的識別標記,產生於本世紀20年代,現在已成為商業自動化的主要技術。條形碼的定義是:由一組寬度不同,反射率不同,平行相鄰的條和空,按照預先規定的編號規則組合起來,用來表示一組數據的符號。條形碼是供光電識讀設備向計算機輸入數據的代碼,其內容包含商品的生產國名、廠名、產品編號等信息。當前,國際有通用於歐洲的EAN條形碼和通用於北美的UPS條形碼兩大係統,兩者可以兼容,分別屬於國際物品編碼委員會(EAN)和美國統一編碼委員會。美國連鎖店常用的條形碼有UPS(UniversalProductCodes)即通用條形碼;還有OCR-A(OpticalCharacterRecognition-A)A是確定特征風格的,被廣泛用於各種常用商品,可稱為光學特征識別碼,美國大百貨商西爾斯和賓尼均使用此碼。這種具光學特征的識別碼,便宜且易於識讀,對那些掃描器固定的收銀係統來說掃描較困難,因此用一種被稱為WAND的特殊掃描裝置,在較大的標牌上識讀;此外有些大零售連鎖商也開發了專用條碼係統;還有磁帶條碼,被識讀時信息可轉化為聲音。對條碼的識讀叫掃描,由連接在收銀機上的掃描器進行。掃描器一般有三種類型:光筆、手握式掃描器和固定式掃描器。前兩者雖然價格便宜,適用於商品較重、體積較大的條碼掃描,但感應差,往往需多次掃描;後者價格較貴,但感應性好。和掃描器連接在一起的是電子收銀機(ECR,ElectronicCashRegister),發明於60年代,使用電子光線反射裝置高速輸入信息。掃描器和收銀機構成POS收銀係統,也稱為結算終端。當帶有條形碼符號所表示的信息錄入計算機後,計算機從數據庫中查找出該商品的名稱、價格,經過數據處理,打印出結算清單,並記錄每一筆銷售情況。POS係統實現了商品進、銷、存的自動化管理。POS能反應產品由哪些製造商製造、什麼顏色、款式,哪些是暢銷的。一般而言,收銀機與店內後台(BackOffice)電腦相聯,記錄、分析、反映本店銷售情況,各分店電腦與總部信息中心的電腦相聯係,由此可以使總部了解到每種商品在各分店的銷售情況。POS係統提高了結算的精確度;提高了顧客滿意度,在速度、準確度、安靜、詳細的收據等均可實現顧客滿意;節約時間和勞動力,使用POS係統後有些連鎖店節省成本45%;改善了存貨與財務控製。當然也有些因素不利於POS的推廣:較高的設備投資、完整的操作程序和管理係統等。勞動力成本的上升、大型連鎖店的擴張、條形碼的普及推進了POS的擴展。