第一（節）行政辦公室事務管理工作概述
一、辦公室事務管理基本原則
企業辦公室應當根據企業的實際需要和自身工作的客觀要求，製定出一係列合理有效的規章製度，使企業辦公室工作實現科學化、製度化和規範化。企業辦公室事務管理必須遵循以下管理原則：
1.責任管理
在明確辦公室總任務的前提下，把責任分解到每個成員，克服工作的隨意性和盲目性。
2.規範化管理
辦公室的各項工作都要嚴格遵循規章製度，並不斷總結經驗，使其更加完善和規範。
3.常規化管理
要明確規定周、月、季、年的常規工作內容，如每周的會議安排，每月的工作總結，每年的生產計劃以及固定假日的常規工作等。
4.自動化管理
要提高辦公室的工作效率，必須隨著現代科學技術的發展，不斷引進現代化的辦公設備和技術，如計算機、複印機、傳真機以及縮微技術等。
辦公室工作涉及方方麵麵、上上下下、裏裏外外，大到輔助決策，小到打水掃地，麵對如此繁雜的工作，要想管理有序，提高效能，就必須采取有效的管理方法。
二、辦公室事務管理基本要求
辦公室規模是按照企業具體情況而設定的，辦公室是協助高層領導辦理專門事項，起輔助和協調全局工作作用的部門，要做好辦公室工作，必須注意以下三方麵的要求：
1.要有全局思想
企業的各個部門和全體成員隻有經過統一指揮和整體規劃，才能充分發揮各自的獨立功能，產生整體效益，實現企業總體經濟目標。企業辦公室是企業行政機構的有機組成部分，它所從事的管理活動同樣是服務於企業總體目標，服務於企業整體利益的。這就要求企業辦公室人員在工作時必須培養全局觀念，從企業的整體需要出發，以不斷提高企業經濟效益為自己的工作宗旨。
2.要有高度的參與意識
辦公室作為企業領導的參謀和助手，經常直接參與或間接服務於企業的經營決策。辦公室的工作人員必須具有強烈的參與意識，在企業的行政決策、經營管理、公共關係、信息溝通等各個方麵當好領導的助手，充分發揮企業辦公室在企業行政管理工作中的作用。
3.要有強烈的效率觀念
隻有講究效率、講究質量的企業，才能在激烈的市場競爭中獲得成功。因此，企業辦公室每個成員都必須樹立效率觀念和時間觀念，把工作效率和工作質量作為自己的首選目標，力求處理事情迅速準確，事半功倍。
三、辦公室物品管理工作內容
辦公物品一般是指本企業辦公所需的各種物品。它的種類比較繁多，大致可以分為以下三類：
（1）辦公用具，包括辦公桌、坐椅、沙發、檔案櫃、書架、雜誌架、衣架、台燈和卡片架等。
（2）辦公設備，屬於文書方麵的有打字機、印刷機、複印機、照相機、收錄機、擴音機等；屬於計算方麵的有計算尺、計算機等；屬於通信方麵的有攝像機、電話機、傳真機、電視機和手機。另外，還有辦公室的鍾、裝訂機等。
（3）辦公書籍，即辦公必備的圖書資料，如地圖、字典、圖表、法規、工作手冊等。
搞好辦公物品的管理，要注意抓好采購、保管、發放使用三個環（節）。
第二（節）行政辦公室事務管理工作製度規範
一、辦公室布置規範範例
現舉某公司辦公室布置規範範例，用以說明辦公室布置規範中的辦公布局、辦公室的設置、辦公設備、辦公環境等相關條文的具體內容。
（一）辦公布局
第一條辦公布局應合理、美觀，便於內部公務溝通和業務流轉，便於外來人員辦事。
第二條辦公布局應注意方便與外界接觸較多部門，如收發室、傳達室等，一般應設在公司辦公區域入口處。
第三條辦公布局應注意行政、綜合協調部門最好設在辦公區域的中心位置。
第四條辦公布局應注意財務、電腦網絡中心、機要、檔案等部門最好設在辦公區域的最裏處。
第五條辦公布局應注意聯係密切的部門，如黨、團、工會，應就近安排在一起。
（二）辦公空間設置
第六條辦公空間設置應符合公司經營風格，最大限度地發揮辦公空間效能。
第七條辦公空間設置應營造人性化辦公氛圍，有利於衛生清掃和消防安全。
第八條在設置辦公空間時，應根據公司形象係統（CIS）方案，為辦公場所選用相應的標誌顏色和主色、輔助色。