第四條準備會議文件、報告
日常工作會議的文件、報告，主要應由各職能部門起草準備。
第五條提出與會人員名單
第六條編排分組
參加會議人員名單確定之後，要對與會人員進行編組，即按照一定的規律將全體與會人員劃分為若幹小組，以方便討論問題。
第七條選定、布置會場
1.選定會場
會場的選擇，要結合開會人數、會議內容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：
（1）會場大小適中，以每人平均2~3平方米為宜。太大顯得鬆散，過小則顯得擁擠。
（2）會場地點適中。
（3）會場附屬設施齊全，包括照明、通信、衛生、服務、電話、擴音、錄音等。
2.布置會場
不同的會議，要求有不同的布置形式。座談會會場要求和諧融洽，紀念性會議會場要求隆重典雅，日常工作會議會場要求簡單實用。
第八條製發會議證件
會議證件是表明與會議直接有關人員身份權利和義務的證據。
第九條發布會議通知
各項會議準備工作基本就緒後，要盡早發出開會通知，以便與會人員提前做好準備。
第十條製定會議須知
會議須知的內容主要包括請假製度、會客製度、安全要求、作息時間和其他注意事項。
第十一條負責會議報到
第十二條會議秘書工作機構的設置和工作人員的調配
日常工作性會議、小型會議，一般由辦公室或業務處室工作人員負責會議工作。規模較大且又較重要的會議，需組織精幹有力的工作班子或成立大會秘書處，下設若幹工作小組如秘書組、文件組、宣傳報道組、交通組等，明確分工，各負其責，保證會議順利進行。
三、會中事務細則
第一條會議簽到
各參加會議人員在簽到處簽到，在會議報到表或特設的簽到簿上簽名。
第二條引導座次
由會議服務人員引導到相應座位上就座。
第三條安排發言
由會議主持宣布會議議程，安排發言。
第四條會議記錄
由會議文書人員將會議發言狀況及相關事項記入會議記錄簿。
第五條會議服務
由會議服務人員主管安排會議的服務工作，具體包括茶水準備、更換，緊急事項處理。
四、會後事務細則
第一條資料整理歸檔
會議結束後及時整理相關資料、需要處理的事項，填寫會議事務處理表，經主管領導批示後轉發有關部門處理。其他資料分類存檔。
第二條會議總結，製作簡報
將會議形成的決議盡快製定成文，發放到相關單位。需要製成單位簡報的製成簡報，需要寫海報的寫海報。
第三條會議秘書部門應於會後撰寫該會議的會議備忘錄和會議紀要。
五、會議管理細則
第一條提高會議成效的要領
（1）嚴格遵守會議的開始時間。
（2）要在開頭就議題的要旨做一番簡潔說明。
（3）要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。
（4）在會議進行中要注意如下事項：
a.發言內容是否偏離了議題？
b.發言內容是否出於個人的利益？
c.全體人員是否都專心聆聽發言？
d.是否發言者過於集中於某些人？
e.是否有從頭到尾都沒有發過言的人？
f.是否某個人的發言過於冗長？
g.發言的內容是否朝著結論推進？
（5）應當引導在預定時間內做出結論。
（6）在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，並決定延長的時間。
（7）應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。
（8）應當把決議付諸實行的程序列出，並加以確認。
第二條會議禁忌事項
（1）發言時不可長篇大論，滔滔不絕。
（2）不能從頭到尾沉默到底，一言不發。