第一（節）檔案管理工作概述
一、檔案管理工作的目的
檔案管理工作的目的如下：
1.保守檔案機密
現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
2.維護檔案完整
維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
3.便於檔案材料的使用
保管檔案與利用檔案是緊密相連的，科學有序地保管檔案是高效利用檔案材料的前提和保證。
二、檔案管理工作的基本內容
建立健全保管製度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔製度；檢查核對製度；轉遞製度；保衛保密製度；統計製度。
1.材料歸檔製度
新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最後，將新材料放入檔案。
2.檢查核對製度
檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方麵的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無黴爛、蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行，但在下列情況下，也要進行及時檢查核對：
（1）突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後。
（2）對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失。
（3）發現某些損害之後，如發現檔案材料變黴，發現了蟲蛀等。
3.轉遞製度
轉遞製度是關於檔案轉移投遞的製度。檔案轉遞一般是因工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：
（1）取出應轉走的檔案。
（2）在檔案底賬上注銷。
（3）填寫《轉遞人事檔案材料通知單》。
（4）按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回回執。
4.保衛保密製度
具體要求如下：
（1）對於較大的企業，一般要設專人負責檔案保管，並備齊必要的存檔設備。
（2）庫房備有必要的防火、防潮器材。
（3）庫房檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。
（4）任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
（5）無關人員不得進入庫房。
（6）庫房內嚴禁吸煙。
（7）離開庫房時關燈、關窗、鎖門。
5.統計製度
人事檔案統計的內容主要有以下幾項：
（1）人事檔案數量。
（2）人事檔案材料收集補充情況。
（3）檔案整理情況。
（4）檔案保管情況。
（5）檔案利用情況。
（6）庫房設備情況。
（7）人事檔案工作人員情況。
三、檔案管理應遵循的工作原則
檔案管理應遵循的工作原則如下：
（1）企業檔案為集體所有，任何人不得占為己有，因此在檔案管理過程中，應實行共同管理的原則，分清權責。
（2）依據共同分享和共同管理的原則，盡量減少檔案的複印份數及保管場所，提高檔案的保密係數和安全性，同時降低管理成本。
（3）及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，並科學歸檔保管，提高檔案管理的質量與效率。
第二（節）檔案管理工作製度規範
一、人事檔案利用製度範例
現舉某企業人事檔案利用製度範例，用以說明建立人事檔案利用製度的目的、人事檔案利用方式、人事檔案利用手續等條文的具體內容。
（一）建立人事檔案利用製度的目的
第一條建立人事檔案利用製度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二條建立人事檔案利用製度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些製度辦事，這是對工作人員的基本要求。
（二）人事檔案利用方式
第三條設立閱覽室以供利用查閱人事檔案。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便於查閱指導，便於監督，利於防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
第四條借出使用。將人事檔案借出庫房必須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案，公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。
第五條出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的複製件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
（三）人事檔案利用手續
第六條在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。