應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。
第十三條文字說明的編寫
1.文字說明基本內容
文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝製者）等。
2.文字說明要求
（1）準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全。
（2）照片的自然張（內容相近的亦可以若幹張）編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯係密切的應加文字說明。
（3）文字簡潔，語言通順。
（4）時間用阿拉伯數字表示。
第十四條編製格式
（1）照片編製采用橫寫格式，其格式為照片/底片號—文字說明—參見號—攝製時間—攝製者。
（2）錄音帶、錄像帶、攝像帶的編製格式：在盒套上置標注頁，按要求逐項填寫。
第十五條案卷要求
1.組成案卷
將具有共同主題內容的若幹份聲像資料組成案卷，集中編放。
2.卷內目錄
（1）照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄；
（2）錄音帶、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。
3.卷內備考表
用於說明卷內聲像材料的整理、變動情況。
第十六條編目
聲像檔案的著錄依照國家標準進行。
（四）聲像檔案的保管
第十七條聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被汙損的，要進行必要的技術處理。
第十八條保管條件
底片、膠片庫溫度應保持在13~15℃之間，相對濕度應保持在35%~45%；照片庫溫應保持在14~24℃，相對濕度應保持在37.5%~67.5%；錄音、錄像帶庫溫應保持在18~24℃，相對濕度應保持在40%~60%。
第十九條底片冊、錄音帶、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，盒與盒的間距不小於3mm；存放磁帶最好不用鐵皮櫃。
第二十條對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。
第二十一條歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和塗改；銷毀聲像檔案必須經過鑒定，征得歸檔單位同意，報經主管領導審批，登記造冊。
第二十二條建立健全聲像檔案統計製度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統計工作。
（五）聲像檔案的開發利用
第二十三條編製聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，聲像檔案為利用提供方便條件。
第二十四條建立聲像檔案借閱，利用製度，嚴格審批手續，根據聲像檔案的機密程度，確定利用範圍。
第二十五條具有版權的聲像檔案，外單位利用時，應按《中華人民共和國版權法》的有關規定辦理。已移交檔案館的，所得版權收益，原則上應撥給原移交單位，檔案館收取保管費。
第二十六條聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經主管領導批準後，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將複製件外借；外單位借用或複製聲像檔案，由檔案室負責辦理，並按有關規定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。
第二十七條在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發利用現有的聲像檔案。
四、文件、材料收集歸檔製度範例
現舉某機關文件、材料收集歸檔製度範例，用以說明文件、材料收集歸檔總則、歸檔文件範圍、歸檔要求、歸檔方式等條文的具體內容。
（一）總則
第一條為規範本機關文件、材料的使用、保存與收集，特製定本製度。
第二條與本機關關係密切的各種文件和在工作中形成的具有保存價值的文件、材料，都應該按照本製度進行收集與歸檔。
（二）歸檔文件範圍
第三條本機關在工作中產生以下各種文件、材料均屬較為重要的工作文件，應予存檔保存。
（1）各種代表會議、工作會議、專業會議、各級幹部會議的會議記錄、會議紀要。