第一條檔案統計工作目標
檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象,以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。
第二條檔案統計工作作用
檔案統計工作,是指為製定檔案工作方針、政策,編製檔案事業發展規劃,開展檔案科學研究,進行定性分析與定量分析,提供科學依據的檔案材料的累積彙總工作。
第三條檔案統計工作內容
檔案統計工作內容主要是指對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管以及檔案構成、檔案利用、檔案機構和檔案人員等情況進行專門的統計工作。
第四條檔案統計工作任務
對檔案和檔案工作的開展情況進行統計調查、統計分析、提供資料,實行統計監督。
第五條檔案統計工作對象
對檔案實體及其檔案管理狀況進行的統計和對檔案事業的組織與管理現狀進行的統計。
第六條檔案統計工作方法
檔案統計工作的方法是,把零星個別的原始資料進行綜合整理,使之成為能反映整體現象的資料,對這些資料再進行分析研究,總結出典型性的經驗教訓,以提高檔案的科學管理水平。
十、檔案庫房管理製度範例
現舉某企業檔案庫房管理製度範例,用以說明檔案庫房管理製度各條文的具體內容。
第一條檔案保管工作是指采用一定的技術設備、措施和方法,對檔案實行科學保管和保護,防止檔案損毀,延長檔案壽命,維護檔案安全。
第二條對檔案按專業類項進行保管,做到檔案存放條理化、排列係統化、保管科學化,以利於檔案的保護管理。
第三條堅持以防為主、防治結合方針,切實做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作,確保檔案完整安全。
第四條加強檔案庫房基礎設施建設,逐步購置先進設備,改善檔案庫房管理條件;引用先進科學技術,實行科學管理。
第五條檔案庫房溫度要保持在攝氏14~24℃,相對濕度在45%~60%之間;保持清潔幹淨,做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體汙染。
第六條檔案庫房管理人員要做到天天打掃衛生,每天上下班前各檢查一次溫濕度,每月清理兩次檔案櫃衛生,發現有字跡褪變和紙張破損的案卷,及時進行搶救,
第七條接交進館的檔案,要認真清點,履行簽字交接手續;檔案外借,要認真清點,履行批準手續,並保證按期歸還;非工作人員不得進入檔案庫房,以防意外;在檔案庫房裏不準吸煙。
十一、檔案銷毀製度範例
現舉某企業檔案銷毀製度範例,用以說明檔案銷毀製度各條文的具體內容。
第一條檔案的銷毀是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。
第二條檔案銷毀必須按照國家規定的檔案銷毀標準進行嚴格的鑒定。
第三條經過鑒定確需銷毀的檔案,必須寫出銷毀檔案內容分析報告,列出檔案銷毀清冊。
第四條檔案銷毀,必須嚴格執行審批製度,履行批準手續。
第五條批準銷毀的檔案,應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀,並且要有兩人鑒銷;銷毀完畢,鑒銷人要在銷毀清冊上寫明銷毀日期,並在銷毀清冊上簽名蓋章。
第六條檔案的銷毀,必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。
十二、檔案立卷歸檔細則範例
現舉某公司檔案立卷歸檔細則範例,用以說明檔案閱卷歸檔總則、組織實施、檔案範圍、檔案立卷歸檔程序、檔案保管、檔案借閱、檔案銷毀等相關條文的具體內容。
第一條總則
為規範檔案管理工作,充分發揮檔案作用,提高檔案保存質量,特製定本細則。
第二條組織實施
1.集中與分散管理
公司檔案工作,要實行集中與分散管理相結合的體製。由行政部負責主體檔案的管理,並對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。行政部可設立專門檔案室,配備專、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。
2.統一立卷歸檔
根據有關檔案法規規定精神,各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,並定期向公司檔案部門移交保管。各分公司檔案分類目錄及編號原則,由各公司經理室或事業部經理室統一製定。