5. 按訂購單以及訂購進度控製卡檢查所訂購辦公用品，以及在預定日期送到與否。
6. 所訂購辦公用品送到後，按送貨單進行驗收，核對品種、規格、數量與質量，確保沒有問題後，在送貨單上加蓋印章，表示收到。然後，在訂購進度控製卡上做好登記，寫明到貨日期、數量等等。
7. 收到辦公用品後，對照訂貨單與訂購進度控製卡，開具支付傳票，經主管簽字蓋章，作好登記，轉交出納室負責支付或結算。
8. 辦公用品原則上由總公司統一采購、分發給各個部門。如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下就近采購。在這種情況下，辦公用品管理部門有權進行審核，並且把審核結果連同申請書一起交付監督檢查部門保存，以作為日後使用情況報告書的審核與檢查依據。
（二）辦公物品的申請、分發領用及報廢處理製度
9. 各部門的申請書必須一式兩份，一份用於分發辦公用品，另一份用於分發領用用品台賬登記。在申請書上要寫明所要物品、數量與單價金額。
⑴接到各部門的申請書(兩份)之後，有關人員要進行核對，並在申請受理冊上做好登記，寫上申請日期、申請部門、用品規格與名稱，以及數量，然後再填寫一份用品分發傳票給發送室。
⑵發送室進行核對後，把申請的全部用品備齊，分發給各部門。
⑶用品分發後做好登記，寫明分發日期、品名與數量等。一份申請書連同用品發出通知書，轉交辦公用品管理室記賬存檔；另一份作為用品分發通知，連同分發物品一起返回各部門。
10. 對決定報廢的辦公用品，要做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項。
（三）辦公物品的保管製度
11. 所有入庫辦公用品，都必須一一填寫台賬。
12. 必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要采取防蟲等保全措施。
13. 辦公用品倉庫一年盤點兩次。盤點工作由管理室主任負責。盤點要求做到賬物一致，如果不一致，必須查找原因，然後調整台賬，使兩者一致。
14. 印刷製品與各種用紙的管理比照盤存的台賬為基準，對領用的數量隨時進行記錄並進行加減，計算出餘量。一旦一批消耗品用完，立即寫報告遞交辦公用品管理室主任。
15. 必須對物流中心各部門所擁有的辦公日用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷製品作出調查。調查方式是，每月5日對前一月領用量、使用量以及餘量作出統計，向上報告。辦公用品管理室對報告進行核對，檢查各部門所統計的數據是否與倉庫的各部門領用台賬中的記錄相一致。最後把報告分部門進行編輯保存。
（四）對辦公物品使用的監督與調查製度
16. 對物流中心各部門進行監督調查的內容包括：
⑴核對用品領用傳票與用品台賬。
⑵核對用品申請書與實際使用情況。
⑶核對用品領用台賬與實際用品台賬。
⑷核對收支傳票與用品實物台賬。
⑸核對支付傳票與送貨單據。
十五、辦公物品管理製度
⑴物流組織行政管理部負責物流中心辦公用品、辦公設備、低值易耗品、通信設備的采購、保管與發放，電腦及附屬設備的購置與管理，由信息管理部設專人負責。
⑵物流組織各部門將所需辦公用品提前半個月報至行政管理部，行政管理部根據實際用量和庫存情況製定購置計劃，經總裁批準後購置。
⑶特需辦公用品、低值易耗品和通信設備，須經主管總裁批準，由行政管理部負責購置，然後記人備品保管賬目。
⑷備品發放采取定期發放製度，每月的1日和15日辦理，其他時間不予辦理。
⑸備品倉庫設專人負責。備品入庫需根據《入庫單》嚴格檢查品種、數量、質量、規格、單價是否與進貨相符，按手續驗收入庫，登記上賬。未辦入庫手續，財務一律不予報銷。
⑹備品保管實行“三清、兩齊、三一致”，即材料清、賬目清、數量清，擺放整齊、庫房整齊，賬、卡、物一致，做到日清月結。
⑺做好出庫管理。在日清月結的條件下，月末必須對所有單據按部門統計，及時轉到財務部結算。
⑻各部門設立耐用辦公用品檔案卡，由行政管理部定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當事人賠償。
⑼行政管理部負責收回物流組織調離人員的辦公用品和物品。
⑽行政管理部建立物流組織固定資產總賬，對每件物品要進行編號，每年進行一次普查。
十六、工作服管理製度
⑴行政部根據物流組織的要求負責聯係工作服的選料製作、發放與保管。
⑵為防止冒領和丟失。發放工作服時，要手續齊全，填製領存卡。
⑶員工領用工作服後，個人保管。要保持其整潔，完好，不得私自改製式樣、裝飾。
⑷員工工作服由物流中心按規定時間統一清洗。辦公室人員每季洗一次；一線員工兩月洗一次。
⑸員工內部調動，經勞動人事部審批後，領用新崗位工作服。
⑹因個人原因損壞工作服，在照價賠償後，補領新工作服。
⑺員工調出物流中心，按一定標準折價收款，工作服不再收回。
十七、包裝物品回收管理製度
⑴對於廢舊的包裝物品，應該由物流組織行政部統一回收，各部門不得自行對外處理。