6．例會的安排。為避免會議過多或重複，物流組織正常性的會議一律納入例會製，原則上要按例行規定的時間、地點、內容組織召開。例行會議安排如下：
⑴行政技術會議。
總經理辦公會。研究、部署行政工作，討論決定物流組織的行政工作及其他重大問題。
行政事務會。總結評價當月生產、行政工作情況，安排布置下月工作任務。
班組長以上經營管理大會。總結上期工作情況、部署本期工作任務。
經營活動分析會。彙報、分析計劃執行情況和經營活動成果，評價各方麵的工作情況，肯定成績，指出失誤，提出改進措施，不斷提高物流組織的經濟效益。
質量分析會。彙報、總結上月產品質量情況，討論分析質量事故，研究決定質量改進措施。
安全工作會。彙報總結前期安全生產、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防範措施。
技術工作會。彙報、總結當月的技術改造、科研、技術和日常生產技術準備工作計劃及其完成情況，布置下月的技術工作任務，研究確定解決有關技術問題的措施方案。
生產調度會。調度、平衡生產進度，研究解決各部門不能自行解決的重大問題。
部門事務會。檢查、總結、布置工作。
班組會。檢查、總結、布置工作。
⑵各類代表大會。
員工代表大會。
部門員工大會。
企協會員代表大會。
⑶民主管理會議。
管理委員會議。
總經理、工會主席聯席會。
生產經營管理委員會議。
生活福利委員會議。
7．其他會議的安排。凡涉及多個部門主管參加的各種會議，均須於會議召開前10天經分管副總經理批準後，分別報兩辦彙總，並由總經理辦公室統一安排，方可召開。
⑴總經理辦公室每周應將組織例會和各種臨時會議，統一平衡並編製會議計劃，分發到物流組織主要管理人員及有關服務人員。
⑵凡總經理辦公室已列入會議計劃的會議，如需改期或遇特殊情況需安排其他會議時，召集單位應提前兩天報請總經理辦公室調整會議計劃。未經總經理辦公室同意，任何人不得隨便打亂正常會議計劃。
⑶對於準備不充分、重複性或無多大作用的會議，總經理辦公室有權拒絕安排。
⑷對於參加人員相同、內容接近、時間相近的幾個會議，總經理辦公室有權安排合並召開。
⑸各部門會議的會期必須服從公司統一安排，各部門小會不應與物流組織例會同期召開，應堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。
8．會議主持人和與會人員都應分別做好有關準備工作（包括擬好會議議程、提案、彙報總結提綱、發言要點、工作計劃草案、決議決定草案，落實會場，安排好座位，備好茶具茶水、獎品、紀念品，通知與會者等）。
9．參加企業辦公例會的人員無特殊原因不能請假，如請假需經主管-領導批準。
10．有以下原因，副總裁以上的高層管理人員可提議臨時或提前召開公司辦公例會：
⑴有重要事項需提交企業辦公例會討論決定。
⑵各部門重要業務管理人員的錄用及辭退。
11．會議紀要屬物流組織內部重要文件，具有一定範圍的保密性，未經批準不得外傳。
12．與會人員應知無不言、集思廣益，一經會議決定之事，應按期完成。
13．與會人員必須嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動，不得使用手機、傳呼機。
十三、會議室、接待室使用管理製度
⑴會議室、接待室是物流組織舉行會議、接待客戶的場所，為加強管理，規範會議室、接待室的使用，給員工營造一個良好的工作環境，特製定管理製度。
⑵物流組織所有員工非接待客人和參加會議，不得隨意進入接待室和會議室。
⑶各部門如需使用會議室，要提前到總經理辦公室申請，在會議室使用登記簿上簽字，由辦公室統一安排。
⑷接待室有專人負責引見、招待、接送來賓。
⑸任何員工不得隨便移動會議室、接待室的家具及物品。
⑹任何員工不得隨意使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。
⑺任何員工不能隨意拿走接待室的報刊、雜誌等資料。
⑻愛護接待室、會議室的設施。
⑼會議結束，要整理會場，保持清潔，並去辦公室辦理交接手續。
十四、辦公用品管理製度
（一）辦公物品采購製度
1. 所有辦公用品的購買，都應由辦公用品管理員統一負責。
2. 根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平，向辦公用品管理室經理報告，確定訂購數量。如果辦公印刷製品需要調整格式，或者未來某種辦公用品的需要量將發生變化，也一並向主管經理提出。
調整印刷製品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請，經企劃部門審核確定大致的規格、紙張質地與數量，然後到專門商店采購，選購價格合適、格式相近的印刷製品。
3. 在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購買或者訂購的方式。
4. 在各部門申請的辦公用品中，如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門還必須另填一份訂購單，經辦公用品管理部門確認後，直接向有關商店訂購。