⑷如物流組織運輸的商品涉及到專項管理的，要先向物流中心經營部申報，待手續完備後，方能經營，若違反製度，一經發現，追究其主管經理責任。
⑸企業法人營業執照正本由物流組織總經理辦公室負責懸掛在總經理辦公室牆上；專項商品運輸許可證、衛生許可證的正本、主件由總經理辦公室負責存檔。
⑹企業法人營業執照副本、專營證副本、許可證副本由物流組織經營部歸檔、保存。
⑺各櫃組、各部室因公事需要借用執照副本時，要向物流組織經營部出具蓋有本部門公章的借條，借條內容包括：事由、前往單位借用人簽字，用後要及時送還。
三、辦公室檔案管理製度
1. 檔案資料是指物流組織各部門及個人在從事公務活動時所形成的具有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的曆史記錄。
2. 物流組織需要進行歸檔處理的資料主要有：基建工程項目檔案、文書檔案、財務檔案、業務檔案等。根據有關檔案法規規定，各業務檔案由各職能部門整理、立卷保管，涉及全局性的、綜合性的文書和檔案資料由總經理室立卷歸檔。具體內容包括：
⑴物流組織及各部門召開的專業會議和研討會，包括會議籌備、召開的時間、地點、出席人員、文件資料、會議程序、領導講話、簡報總結等。
⑵各部門專題研究報告、調研資料等。
⑶以物流組織的名義發文。
⑷上級主管單位和行政管理機關的文件。
⑸各種基建施工圖紙、合同。
⑹重要的照片、錄音資料、題字、題詞等。
3.檔案工作實行集中統一管理、分級負責保管的原則，由總經理辦公室主管檔案工作，對物流組織的檔案實行統籌管理，統一調度，並對其他職能部門的檔案管理工作進行監督和指導。
4. 立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內文件要把正文和底稿，文件和附件，請示和批複一起存放，卷內頁號位置統一。
5. 案卷厚度要適中，一般在2厘米左右，超過者可立分卷。
6. 根據卷內文件之間的聯係，進行係統排列，編序號，抄寫案卷題目和案卷封麵，確定保管期限，裝訂案卷，編製案卷目錄等。
7. 案卷按年份、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管。保管箱上要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
8. 準確做好文件索引，以方便查找。
9. 檔案資料的收集、立卷和保管工作由各部門秘書或資料員負責。每天要及時將文件和資料歸檔，以免散失、積壓。
10. 確保檔案安全。每年清理一次檔案資料，對檔案材料的數量和保管情況進行檢查，發現問題及時采取措施補救。
11. 清查檔案時，對已經失效的檔案按規定進行銷毀。銷毀檔案必須嚴格把握，慎重對待，具體要點如下：
⑴銷毀檔案前要經過認真鑒定，確定要銷毀的檔案要列冊登記。
⑵提出銷毀報告，報物流組織主管領導審批。
⑶銷毀檔案材料要嚴格執行保密規定。
⑷銷毀檔案材料時，必須指派專人監督，以防泄密。
12. 檔案管理人員必須認真貫徹有關檔案管理工作的政策、方針、法規。忠於職守，嚴守機密，做好檔案管理工作。對有下列行為之一的，根據情節輕重給予相應的處罰。
⑴將屬於物流組織的檔案據為己有或拒絕將應歸檔的文件資料上交歸檔。
⑵損毀、丟失或者擅自銷毀應保存的檔案。
⑶擅自提供、抄錄、公布檔案以及應當保密的檔案。
⑷塗改、偽造檔案。
⑸玩忽職守，造成檔案損失。
四、檔案文件借閱管理製度
⑴借閱檔案者，必須先履行登記手續，保密級檔案文件必須經物流組織主管領導批準方能借閱。
⑵案卷隻能在檔案室查閱，不能借出，未立卷的文件及資料可以借出。可借出的文件、資料借閱期限不超過兩個星期，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續。
⑶借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與完整，對檔案內容要保密，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、拆散、摘抄、翻印、複印、攝影、轉借或損壞，否則按違反保密法追究當事人的責任。
⑷借閱的檔案交還時，必須當麵點交清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告。
⑸外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，並經總經理批準後方能借閱，但不能帶離檔案室。
⑹外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的材料要進行審核才能帶出。
五、文件管理製度
1．行文工作製度
⑴物流組織內部應注意上下行文的規範化，具體行文要求如下：
文字表述準確、簡練、通順，標點使用正確。
專題專用，內容明確。
符合行文格式要求，行文文號、題目、主管領導批示、內容書寫要符合規範。
⑵以物流組織的名義行文，先由部門承辦人認真領會領導要求，按照行文規範擬稿。經部門經理審閱後，送總經理辦公室核稿並請總經理簽發。
⑶文件簽發後，由總經理辦公室統一編發文號。
⑷按需要進行打印、複印。打印時應做到無錯漏、文本清晰、排列整齊，打印完畢應通知起草人校對。複印資料，應注意有關保密規定，密級文件需經主管領導簽字批準。